การจัดการทรัพยากรมนุษย์มีความสำคัญต่อผู้บริหารทุกคน (The important of human resource management to all managers) เพราะผู้บริหารทุกคนไม่ต้องการให้มีความผิดพลาดเกิดขึ้นในการบริหารงาน ซึ่งความผิดพลาดที่ผู้บริหารงานไม่ต้องการ เช่น
1. การจ้างคนไม่เหมาะสมกับงาน
2. การเสียเวลากับการคัดเลือกที่ไม่ได้ประโยชน์
3. การพบว่าพนักงานไม่ตั้งใจที่จะทำงาน
4. อัตราการเข้าออกจากงานสูง
5. บริษัทถูกร้องเรียนจากการจัดสภาวะแวดล้อมการทำงานที่ไม่ปลอดภัย
6. บริษัทถูกฟ้องร้องเนื่องจากการบริหาร
ดังนั้น ผู้บริหารทุกคนควรมีเหตุผลและพึงกระทำในสิ่งที่ถูกต้อง ซึ่งได้แก่ การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ที่ดี อย่างไรก็ตามผู้บริหารบางคนก็อาจล้มเหลวได้แม้จะได้มีการว่างแผนไว้เป็นอย่างดี และในทางกลับกันก็มีผู้บริหารบางคนที่ประสบความสำเร็จถึงแม้จะไม่ได้มีการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ที่เหมาะสมไว้เลย
กลยุทธ์การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ (SHRP : Strategic Human Resource Planning)แต่เดิมจะใช้คำว่า “การวางแผนกำลังคน (Manpower Planning)” แล้วก็เปลี่ยนมาเป็น “การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Planning)” ปัจจุบันเปลี่ยนมาใช้ “กลยุทธ์การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ (SHRP : Strategic Human Resource Planning)” ทั้งนี้เพราะ ในการวางแผนจะต้องมีการกำหนดแนวทางหรือวิธีการซึ่งก็หมายถึงการกำหนดกลยุทธ์นั่นเอง ไม่ว่าจะอ่านพบคำใดก็ตาม ก็จะเป็นเรื่องเกี่ยวกับการวางแผนงานและกลยุทธ์ที่เกี่ยวกับงานด้านการจัดการทรัพยากรมนุษย์ขององค์การ เช่น การวางแผนเกี่ยวกับอัตรากำลังคนที่ต้องการ การวางแผนกำลังคนและกลยุทธ์ที่จะใช้ การวิเคราะห์ปริมาณงาน (Work Load Analysis) การวิเคราะห์กำลังคน (Work Force Analysis) การวิเคราะห์งาน (Job Analysis) รายละเอียดลักษณะงาน (Job Description) คุณสมบัติของผู้ที่จะทำงาน (Job Specification) เป็นต้น
ความหมายของคำว่า “การวางแผนทรัพยากรมนุษย์” นั้น มีทั้งนักวิชาการ นักบริหาร และท่านผู้รู้ ได้ให้คำจำกัดความไว้อย่างหลากหลาย เช่น
- เป็นการวางแผนงานต่างๆที่เกี่ยวกับงานด้านทรัพยากรมนุษย์ทั้งหมดในองค์การ ถือว่าเป็นงานที่สำคัญที่สุด เพราะเป็นแม่แบบสำหรับการบริหารงานที่เกี่ยวกับบุคลากรในด้านอื่นๆทั้งหมด
- เป็นกระบวนการสำหรับกำหนดว่า องค์การจะมีจำนวนบุคลากรที่มีคุณภาพอย่างเพียงพอ และก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่องค์การ
- เป็นการวางแผนดำเนินงาน เพื่อเตรียมบุคคลให้เหมาะสมกับงานและเวลา รวมทั้งพัฒนากำลังคนให้เกิดประสิทธิภาพ และบรรลุเป้าหมายขององค์การ
- การประเมินทรัพยากรมนุษย์ในปัจจุบัน และความต้องการในอนาคต พร้อมวิธีการเพื่อให้เกิดความสมดุลกันระหว่างทรัพยากรมนุษย์ในปัจจุบันกับทรัพยากรมนุษย์ในอนาคต
- การพยากรณ์ความต้องการทรัพยากรมนุษย์ และคาดการณ์ทรัพยากรมนุษย์ให้สอดคล้องกับตำแหน่งที่ว่างในอนาคต ซึ่งจำเป็นต้องให้มีความสอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีด้วย
- การกำหนดความต้องการขององค์การให้สอดคล้องกับตลาดแรงงาน ซึ่งความสอดคล้องดังกล่าวอาจพิจารณาได้จาก จำนวน อายุ ตำแหน่ง ทักษะ และอัตราการเข้าออกของแรงงานด้วย
- เป็นการพยากรณ์และวางแผน เพื่อเตรียมทรัพยากรมนุษย์ที่มีคุณภาพ และก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดทั้งในเชิงปริมาณและคุณภาพ ให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์การ
- กระบวนการในการคาดการณ์และกำหนดวิธีการปฏิบัติในกิจกรรมด้านต่างๆ เพื่อรักษาสมดุลของทรัพยากรมนุษย์ในองค์การให้อยู่ในระดับที่เหมาะสมทั้งในระยะสั้นและระยะยาว
- เป็นกระบวนการสำรวจความต้องการทรัพยากรมนุษย์ เพื่อให้ได้จำนวนพนักงานและมีทักษะตามที่ต้องการ และสามารถจัดหาได้เมื่อจำเป็นต้องใช้ ซึ่งประกอบด้วย กระบวนการต่อไปนี้ เช่น การพยากรณ์ความต้องการพนักงาน การเปรียบเทียบความต้องการกับกำลังแรงงานที่มีอยู่ในปัจจุบัน การกำหนดรูปแบบของพนักงานที่จะสรรหาเข้ามาหรือจำนวนพนักงานที่จะต้องออกจากงาน เป็นต้น
จากความหมายต่างๆทั้งภาษาไทยและภาษาต่างประเทศข้างต้น สรุปเป็นคำจำกัดความของคำว่า “การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Planning)” ได้ว่า “เป็นการวางแผนการดำเนินงานต่างๆขององค์การ ที่เกี่ยวกับการเตรียมบุคลากรให้เหมาะสมกับงานและเวลาอย่างเพียงพอ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์การ”
ส่วนคำว่า “กลยุทธ์” หมายถึง วิธีการต่างๆ ที่จะทำให้บรรลุผลสำเร็จได้ตามเป้าหมายขององค์การ
ดังนั้น จึงสรุปเป็นความหมายของคำว่า “กลยุทธ์การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ (SHRP : Strategic Human Resource Planning)” ได้ว่า “เป็นการกำหนดวิธีการในการวางแผนการดำเนินงานต่างๆขององค์การ เกี่ยวกับการเตรียมบุคลากรให้มีคุณภาพเหมาะสมกับงานและเวลาอย่างเพียงพอ รวมทั้งการพัฒนาบุคลากรให้มีประสิทธิภาพและก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด เพื่อให้บรรลุผลสำเร็จตามเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์การ”
ปัจจุบันการแข่งขันทางเศรษฐกิจและการดำเนินงานของธุรกิจ มีการพัฒนาและเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ทั้งด้านกลยุทธ์การจัดการ กลยุทธ์การแข่งขัน การใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัย การจัดการเตรียมบุคลากรเพื่อเตรียมความพร้อมในการแข่งขันขององค์การนับว่ามีความสำคัญ และมีความจำเป็นอย่างยิ่ง ที่จะต้องมีการวางแผนในการสรรหาบุคลากรที่มีความสามารถ มีการวิเคราะห์งาน (JA : Job Analysis) ในองค์การ รวมถึงรายละเอียดของงาน (JD : Job Description) และทักษะของบุคลากรที่มีความสามารถตรงตามความต้องการ (JS : Job Specification) เพื่อที่จะนำมาเป็นข้อมูลในการวางแผนกำลังคน ว่าในแต่ละงานจะต้องเพิ่มหรือลดจำนวนลงเท่าไร งานใดต้องใช้บุคลากรที่มีความรู้ มีทักษะอย่างไร มีอายุและมีประสบการณ์ในการทำงานมาอย่างไร จึงจะทำให้องค์การสามารถใช้ประโยชน์สูงสุด จากทรัพยากรบุคคลที่มีอยู่และบุคลากรที่ต้องจัดหาเพิ่มเติม
2.1 การขยายตัว/ลดขนาดขององค์การ ถ้าธุรกิจประสบความสำเร็จก็จะมีการขยายตัว จึงจำเป็นที่จะต้องมีการวางแผนในเรื่องจำนวนบุคลากร ซึ่งจะทำงานในตำแหน่งต่างๆ ที่เพิ่มขึ้นตามการขยายตัวของธุรกิจ แต่ถ้าการประกอบธุรกิจ ประสบความล้มเหลวจำเป็นต้องลดขนาดขององค์การ (Downsizing) ก็จะต้องมีการวางแผนเรื่องจำนวนบุคลากรให้เหมาะสมกับสภาพของธุรกิจเพื่อให้อยู่รอดในการประกอบธุรกิจได้
2.2 การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี บุคลากรที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีที่มีการเปลี่ยนแปลงนั้น จะต้องมีผลกระทบทั้งโดยตรงและโดยอ้อม เช่น อาจจะต้องมีการให้ความรู้เกี่ยวกับการใช้เทคโนโลยี หรืออาจจะต้องมีการปรับจำนวนบุคลากรให้เหมาะสมการเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยี เป็นต้น
2.3 ความก้าวหน้าทางวิชาการ บุคลากรที่เกี่ยวข้องกับความก้าวหน้าทางวิชาการ ก็จะต้องมีการเปลี่ยนแปลงทั้งโดยตรงและโดยอ้อมเช่นกัน ซึ่งอาจจะต้องมีการให้ความรู้เกี่ยวกับความก้าวหน้าทางวิชาการที่เกิดขึ้นกับบุคลากรที่เกี่ยวข้องให้มีความรู้และเกิดความเข้าใจอย่างเหมาะสม
2.4 คุณภาพของบุคลากรที่มีอยู่ในองค์การ ผู้บริหารด้านทรัพยากรมนุษย์ในองค์การ จำเป็นที่จะต้องมีการศึกษาและวิเคราะห์ถึงคุณภาพ (Qualification) ของบุคลากรที่มีอยู่ในองค์การว่าเป็นอย่างไร มีความพร้อมที่จะเตรียมรับกับการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นหรือไม่ ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นจากนโยบายขององค์การ หรือการเปลี่ยนแปลงจากสภาพแวดล้อม ซึ่งผู้บริหารทรัพยากรมนุษย์จะต้องมีการพิจารณาในเรื่องนี้ให้ดี
2.5 การเกษียณ/การเลื่อนตำแหน่ง/การโยกย้าย ผู้บริหารด้านทรัพยากรมนุษย์ในองค์การ จำเป็นที่จะต้องมีการศึกษาและวิเคราะห์เกี่ยวกับจำนวนบุคลากรที่มีอยู่ทั้งหมดในองค์การว่า มีบุคลากรที่จะเกษียณอายุการทำงานในรอบปีแต่ละปีจำนวนมากน้อยเพียงไร ในตำแหน่งใดบ้าง มีบุคลากรที่สามารถจะเลื่อนตำแหน่งหรือโยกย้ายได้จำนวนเท่าไร ซึ่งผู้บริหารทรัพยากรมนุษย์จะต้องมีการพิจารณาในเรื่องนี้เพื่อที่จะได้ไม่เกิดปัญหาในเรื่องการขาดแคลนหรือการทดแทนบุคลากร
2.6 อัตราการเข้าออกของบุคลากร ผู้บริหารด้านทรัพยากรมนุษย์ในองค์การ จำเป็นที่จะต้องมีการศึกษาและวิเคราะห์ถึงจำนวนบุคลากรที่มีอยู่ในองค์การว่า มีอัตราการเข้าออก (Turnover) ของบุคลากรในแต่ละตำแหน่งอย่างไร เพื่อที่จะได้มีการวางแผนเกี่ยวกับจำนวนบุคลากรในแต่ละตำแหน่งได้อย่างถูกต้อง จะได้ไม่เกิดปัญหาในเรื่องการขาดแคลนบุคลากรในแต่ละฝ่ายแต่ละตำแหน่ง
2.7 การเปลี่ยนแปลงทำเลที่ตั้ง การประกอบกิจการธุรกิจ ในบางครั้งอาจจะต้องมีขยายกิจการ เพิ่มสาขา หรือโรงงานให้มากขึ้น หรืออาจจะมีการเปลี่ยนแปลงทำเลที่ตั้งขององค์การใหม่ เพื่อให้เกิดความสอดคล้องกับสภาพแวดล้อมต่างๆ ที่เป็นปัจจัยสำคัญในการประกอบธุรกิจ โดยเฉพาะในเรื่องการเปลี่ยนแปลงทำเลที่ตั้ง
2.8 การขยายตัว/ถดถอยทางเศรษฐกิจ การประกอบธุรกิจ จะต้องมีการพิจารณาถึงปัจจัยด้านเศรษฐกิจด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งจะต้องมีการพิจารณาว่า เศรษฐกิจโดยทั่วๆไปเป็นอย่างไร มีแนวโน้มเป็นอย่างไร จะมีการขยายตัวหรือถดถอย
การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ในองค์การเป็น สิ่งที่จำเป็น และมีประโยชน์สำคัญอย่างยิ่งต่อการดำเนินงานขององค์การ ซึ่งประโยชน์/ความสำคัญของการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ มีดังต่อไปนี้
1. ช่วยให้องค์การสามารถวางแผนพัฒนาการใช้ทรัพยากรมนุษย์ให้เกิดประโยชน์สูงสุด และช่วยให้กิจกรรมด้านทรัพยากรมนุษย์และเป้าหมายขององค์การมีความสอดคล้องกัน
2. ช่วยให้กิจกรรมด้านทรัพยากรมนุษย์ในองค์การ เป็นไปอย่างมีระบบและมีความสัมพันธ์ต่อเนื่องกัน
3. ช่วยในการปรับปรุงการใช้ทรัพยากรมนุษย์ขององค์การให้ดีขึ้น ทั้งในระยะสั้นและระยะยาว
4. เพื่อให้องค์การมีความพร้อม และสามารถปรับตัวได้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงต่างๆที่เกิดขึ้น
5. ช่วยให้การจัดหาบุคลากรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และเป็นไปตามความต้องการขององค์การ
6. เป็นการส่งเสริมและพัฒนาโอกาสของบุคลากรในหน่วยงานต่างๆ ขององค์การให้มีความเท่าเทียมกัน
7. สามารถนำไปใช้ในการวางแผนบุคลากรให้สอดคล้องกับปริมาณงานอย่างแท้จริง และทำให้การโยกย้าย สับเปลี่ยนบุคลากรในองค์การเป็นไปอย่างเหมาะสม
8. ช่วยป้องกันปัญหาการขาดความมั่นคงทางด้านบุคลากรขององค์การ
นอกจากนี้ การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ในองค์การ ยังเกิดประโยชน์และมีความเกี่ยวข้องกับหน้าที่อื่นๆ ในการจัดการทรัพยากรมนุษย์ เช่น
- ความเกี่ยวข้องกับหน้าที่ในการจัดหาบุคลากร กล่าวคือ จะได้มีการว่างแผนในการสรรหา คัดเลือกบุคลากรในตำแหน่งต่างๆให้มีคุณสมบัติครบถ้วนตาม Job Specification ตรงความต้องการของหน่วยงานและองค์การ
- ความเกี่ยวข้องกับหน้าที่ในการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ กล่าวคือ จะได้มีการวางแผนในการพัฒนาและฝึกอบรมบุคลากรทั้งโดยส่วนรวมและส่วนบุคคลได้อย่างถูกต้องตรงจุด และ เหมาะสมกับตำแหน่งหน้าที่การงานที่ปฏิบัติทั้งในปัจจุบันและอนาคต
- ความเกี่ยวข้องกับหน้าที่ในการรักษาระเบียบวินัยในการทำงาน กล่าวคือ จะได้มีการวางแผนในการกำหนดกฎ ระเบียบ ข้อบังคับ ให้เหมาะสมกับบุคลากรและลักษณะงานของแต่ละตำแหน่งหน้าที่
- ความเกี่ยวข้องกับหน้าที่ในการบริหารค่าตอบแทน กล่าวคือ จะได้มีการวางแผนในการกำหนดเกี่ยวกับค่าตอบแทนในการทำงานของบุคลากรได้อย่างเหมาะสม สอดคล้องกับค่าครองชีพและตลาดแรงงาน
- ความเกี่ยวข้องกับหน้าที่ในการจัดการสิทธิประโยชน์และสวัสดิการ กล่าวคือ จะได้มีการวางแผนในการกำหนดและจัดสวัสดิการต่างๆ รวมทั้งสิทธิประโยชน์อันพึงมีพึงได้ ที่บุคลากรควรได้รับ เพื่อเป็นสิ่งจูงใจในการทำงาน
การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ จะมีลักษณะที่สำคัญดังต่อไปนี้
4.1 เป็นกระบวนการ การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ เป็นกระบวนการที่ต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่อง โดยผู้ที่มีหน้าที่วางแผนด้านทรัพยากรมนุษย์ในองค์การจะต้องทำการเก็บข้อมูล ศึกษา วิเคราะห์ กำหนดแนวทางปฏิบัติ ตรวจสอบ ปรับปรุง และเปลี่ยนแปลง แผนการดำเนินงานให้เหมาะสมอยู่ตลอดเวลา ควรมีการกำหนดเป็นแผนทั้งในระยะสั้นและแผนระยะยาว ไม่ใช่การกระทำที่มีลักษณะแบบครั้งต่อครั้งหรือเป็นการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าเท่านั้น
4.2 มีการคาดการณ์ การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ ต้องมีการคาดการณ์ไปในอนาคตถึงความต้องการด้านบุคลากรขององค์การว่า มีแนวโน้มหรือทิศทางที่จะออกมาในลักษณะใด เช่น การเปลี่ยนแปลงขนาดขององค์การ การเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี การเปลี่ยนแปลงทำเลที่ตั้งหรือการเปลี่ยนแปลงกระบวนการในการทำงาน โดยที่ผู้บริหารทรัพยากรมนุษย์จะต้องมีความเข้าใจถึงสภาวะแวดล้อมต่างๆ ที่มีผลกระทบต่อองค์การทั้งในระดับมหาภาคและระดับจุลภาค ตลอดจนมีความสามารถที่จะนำข้อมูล ความรู้และความเข้าใจ มาวิเคราะห์สาเหตุการณ์ที่อาจจะเกิดขึ้นได้
4.3 มีวิธีการปฏิบัติ เมื่อมีการคาดการณ์ถึงสถานการณ์ที่จะเกิดขึ้นในอนาคตแล้ว ผู้บริหารทรัพยากรมนุษย์จะต้องกำหนดวิธีการปฏิบัติ เพื่อเป็นแนวทางให้แต่ละกิจกรรมด้านทรัพยากรมนุษย์ ตั้งแต่การสรรหา การคัดเลือก การฝึกอบรม การธำรงรักษา จนถึงการพ้นจากงานของบุคลากร เพื่อให้สามารถดำเนินการได้อย่างสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ขององค์การและการเปลี่ยนแปลงของสังคมได้อย่างเหมาะสม
4.4 มีความสมดุลของบุคลากร ผู้บริหารทรัพยากรมนุษย์ จะต้องสร้างและรักษาสมดุลของทรัพยากรมนุษย์ภายในองค์การให้อยู่ในระดับที่เหมาะสมอยู่ตลอดเวลา การวางแผนทรัพยากรมนุษย์จะเป็นเครื่องมือและแนวทางสำคัญ ในการสร้างหลักประกันว่าองค์การจะมีบุคลากรที่มีคุณภาพตามที่ต้องการในปริมาณที่เหมาะสม โดยไม่เกิดสภาวะบุคลากรล้นงานหรือขาดแคลนแรงงานขึ้น
ในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ ควรคำนึงถึงปัจจัยต่างๆดังต่อไปนี้
5.1 ปัจจัยด้านนโยบายขององค์การ (Organization Policy) ปัจจัยด้านการกำหนดนโยบาย ขององค์การ ถือได้ว่าเป็นปัจจัยที่สำคัญในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ในองค์การเพราะจะเกี่ยวข้องกับการกำหนดพันธกิจและวิสัยทัศน์ขององค์การด้วย ทั้งนี้เพราะการวางแผนด้านทรัพยากรมนุษย์ในองค์การโดยรวมจะต้องมีความสัมพันกับเป้าหมายและนโยบาย ขององค์การ
5.2 ปัจจัยด้านโครงสร้างขององค์การ (Organization Structure) การวางแผนด้านทรัพยากรมนุษย์ในองค์การ จะต้องมีความสอดคล้องกับโครงสร้างขององค์การ กล่าวคือ องค์การได้มีการจัดโครงสร้างในลักษณะใด เป็นแบบแบนราบ หรือเป็นแบบลำดับชั้น เช่น ถ้าเป็นการจัดโครงสร้างแบบลำดับชั้นที่มีสายการควบคุมบังคับบัญชามาก การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ก็อาจจะมีความซับซ้อนมากกว่าการจัดโครงสร้างแบบแบนราบที่มีสายการควบคุมบังคับบัญชาน้อย เป็นต้น
5.3 ปัจจัยด้านวัฒนธรรมขององค์การ (Organization Culture) การวางแผนด้านทรัพยากรมนุษย์ในองค์การ จะต้องพิจารณาถึงวัฒนธรรมและค่านิยมขององค์การ ซึ่งเป็นแนวปฏิบัติที่บุคลากรได้ปฏิบัติเป็นระยะเวลานานและเป็นสิ่งที่ดีซึ่งจะไปเสริมวิสัยทัศน์และพันธกิจขององค์การให้มีประสิทธิภาพ การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ในองค์การ
5.4 ปัจจัยด้านบุคลากรในองค์การ (Organization Workforce) การวางแผนด้านทรัพยากรมนุษย์ในองค์การ จะต้องพิจารณาถึงบุคลากรโดยรวมทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นจำนวน เพศ อายุ การศึกษา ตำแหน่ง ประสบการณ์ในงาน หรืออื่นๆซึ่งผู้บริหารทรัพยากรมนุษย์ จะต้องนำมาใช้การวางแผนเกี่ยวกับทรัพยากรมนุษย์ขององค์การโดยรวมทั้งหมด เช่น จำนวนผู้ที่จะเกษียณอายุหรือคิดจะลาออก จำนวนตำแหน่งที่จะว่าลง จำนวนและโอกาสของผู้ที่สามารถจะเลื่อนตำแหน่งให้สูงขึ้น เป็นต้น
5.6 ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อม (Environment) การวางแผนด้านทรัพยากรมนุษย์ในองค์การ จะต้องพิจารณาถึงสิ่งแวดล้อมต่างๆ ที่เกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอกองค์การโดยเฉพาะสิ่งแวดล้อมภายนอกนั้นบริหารทรัพยากรมนุษย์จะต้องคำนึงถึงชุมชนและสังคมรวมทั้งกฎหมายต่างๆ ที่เกี่ยวข้องด้วย เช่น การยอมรับของชุมชน ความหลากหลายของแรงงาน เป็นต้น
ในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์มีขั้นตอนโดยทั่ว ๆไป อยู่ 3 ขั้นตอน ดังนี้
ขั้นที่ 1 การพยากรณ์กำลังคนที่ต้องการในอนาคต
เป็นการพยากรณ์อุปสงค์ (Demand) ซึ่งเป็นความต้องการด้านทรัพยากรกับอุปทาน (Supply) ซึ่งเป็นปริมาณทรัพยากรในตลาดแรงงาน โดยวิเคราะห์ดูว่าทรัพยากรมนุษย์ที่ต้องการในอนาคตขององค์การมีจำนวนเท่าใด และมีคุณสมบัติเป็นอย่างไร การพยากรณ์ทรัพยากรมนุษย์ขององค์การในอนาคตสามารถนำเอาวิธีทางสถิติ (Statistical method) การใช้ดุลยพินิจ (Judgement) และ ประสบการณ์ (Experience) มาใช้ ซึ่งส่วนใหญ่แล้วนำเอาหลายวิธีการมาผสมผสานกัน
ในการพยากรณ์ความต้องการกำลังคน (Manpower Forecast) ขององค์การโดยทั่วไปมีรูปแบบที่นิยมใช้กันอยู่ 2 ลักษณะ คือ
1. การพยากรณ์เชิงปริมาณ (Quantity) จะใช้สำหรับการพยากรณ์จำนวนบุคลากรที่ต้องการ มีวิธีการที่นิยมใช้กันมาก คือ
- การวิเคราะห์ปริมาณงาน (Work Load Analysis)
- การวิเคราะห์กำลังคน (Work Force Analysis)
วิเคราะห์ปริมาณงาน (Work Load Analysis) เป็นการพยากรณ์/คาดคะเนเกี่ยวกับปริมาณงานที่จะทำในอนาคต แล้ววิเคราะห์ปริมาณงานต่อคนที่จะสามารถทำได้ในช่วงระยะเวลาที่กำหนดและปรับเปลี่ยนออกมาในรู้ของจำนวนบุคลากรที่ต้องการ
ข้อมูลที่ใช้พิจารณาในการวิเคราะห์ปริมาณงาน เช่น
1. ปริมาณงาน (ปัจจุบันและอนาคต)
2. ปริมาณงานที่บุคลากรคนหนึ่งต้องรับผิดชอบ
3. ความสามารถของบุคลากรในการปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ (มาตรฐาน)
การวิเคราะห์กำลังคน (Work Force Analysis)
- การวิเคราะห์ว่าบุคลากรที่มีอยู่นั้น มีจำนวนเพียงพอที่จะสามารถปฏิบัติงานได้ครบ ตามปริมาณงานที่ต้องการในเวลาที่กำหนด โดยพยากรณ์/จำนวนมากน้อยเพียงใด
ข้อมูลที่ใช้พิจารณาในการวิเคราะห์กำลังคน
1. ปริมาณบุคลากรที่มี
2. การขาดงาน (ลาป่วย ลากิจ ลาพักผ่อน๗
3. การหมุนเวียนของพนักงาน (ลาออก โยกย้าย เกษียณ)
4. เทคนิคในการพยากรณ์ (แนวโน้ม อัตราส่วน)
2. การพยากรณ์เชิงคุณภาพ (Quality) จะใช้ในการกำหนดลักษณะงานและคุณสมบัติของผู้ที่จะทำงานในตำแหน่งต่างๆ วิธีการที่ใช้ คือ การวิเคราะห์งาน (JA : Job Analysis) และเมื่อทำการวิเคราะห์งานแล้ว จะได้ผลลัพธ์ออกมาอีก 2 ประการ คือ
- การพรรณนาลักษณะงาน (JD : Job Description)
- คุณสมบัติของผู้ที่จะมาทำงาน (JS : Job Specification)
3. การวิเคราะห์งาน (Job Analysis)
เป็นกระบวนการที่จะต้องมีการรวบรวมขอมูลเกี่ยวกับงาน เช่น กิจกรรม เครื่องมือ สภาพการทำงาน วัสดุอุปกรณ์ วิธีปฏิบัติ คุณสมบัติของผู้ปฏิบัติ เพื่อจะได้รู้ถึงขอบเขตของงานและคุณสมบัติของผู้ปฏิบัติงานในตำแหน่งนั้น ๆ
- การสัมภาษณ์ เป็นวิธีรวบรวมข้อมูลโดยผู้สัมภาษณ์ใช้วิธีตั้งคำถามกับผู้ตอบโดยการเลือกกลุ่มงานใดกลุ่มงานหนึ่งซึ่งอาจกระทำได้ทั้งสัมภาษณ์เป็นการส่วนตัวหรือสัมภาษณ์เป็นกลุ่ม
- การตอบแบบสอบถาม เป็นการที่พนักงานกรอกแบบสอบถามเพื่อบรรยายลักษณะงานที่สัมพันธ์และความรับผิดชอบ ผู้ตอบแบบสอบถามคือผู้ทำงานนั้นโดยตรง หรือผู้เป็นหัวหน้างานของผู้ทำงานนั้นก็ได้
- การสังเกต เป็นวิธีการที่เหมาะสมกับงานที่มีกิจกรรมทางกายภาพที่สามารถมองเห็นได้ชัดเจน การสังเกตไม่เหมาะสมกับงานที่ไม่สามารถมองเห็นการกระทำได้อย่างชัดเจน ได้แก่ กิจกรรมที่ต้องใช้ความคิด
- การบันทึกประจำวัน เป็นรายการประจำวันเกี่ยวกับกิจกรรมของผู้ปฏิบัติงานตามช่วงเวลาต่างๆ เพื่อให้ได้ความเข้าใจงาน โดยให้พนักงานจดบันทึกประจำวัน หรือรายการที่พนักงานปฏิบัติระหว่างวันในทุกกิจกรรมที่มีส่วนร่วม
การวิเคราะห์งานไม่ว่าจะใช้วิธีใด ควรจะมีหัวข้อต่างๆ ดังต่อไปนี้รวมอยู่ในแบบที่ใช้การวิเคราะห์งาน
• ชื่องานและสถานที่ตั้งของานนั้น • สรุปงาน • หน้าที่งาน
• เครื่องจักรเครื่องมือหรืออุปกรณ์ที่ใช้ในการทำงานนั้น • วัตถุดิบ สินค้า หรือบริการที่เกิดขึ้นจากการทำงานนั้น
• การควบคุมบังคับบัญชา • ความสัมพันธ์กับงานอื่น • ความสามารถทางจิตใจ
• สภาพทางร่างกายที่ต้องใช้ในการทำงาน • ความรับผิดชอบ • สภาพการทำงาน
• อันตรายจากการทำงาน • การศึกษา • ประสบการณ์ การฝึกงาน การอบรมและงานอาชีพที่เคยทำมาแล้ว • ส่วนประกอบของงาน (Element) • งานเฉพาะอย่าง (Task) • หน้าที่ (Duty) • ตำแหน่ง (Position) • งาน (Job) • กลุ่มงาน (Job Family) • กลุ่มอาชีพ (Occupation) • งานอาชีพ (Career)
ขั้นที่ 2 การสำรวจกำลังคนที่มีอยู่ในปัจจุบัน
โดยพิจารณาว่าปัจจุบันองค์การมีจำนวนบุคลากรอยู่จำนวนเท่าใด มีคุณสมบัติตรงตามความต้องการในอนาคตหรือไม่ และเมื่อถึงอนาคตในเวลาที่ต้องการจะเหลือเท่าไร ในขั้นนี้จะมีเครื่องมือสำคัญที่ใช้ในการสำรวจองค์การ เช่น การวิเคราะห์ SWOT Analysis เป็น การวิเคราะห์ SWOT Analysis จะช่วยให้มองเห็นถึงความต้องการใช้กำลังคนที่สอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์การ การเกษียณอายุ การโยกย้าย และการจัดหากำลังคนเพิ่มเติมเพื่อรองรับแผนกลยุทธ์ขององค์การ และเป็นส่วนสำคัญที่จะทำให้กลยุทธ์ขององค์การบรรลุผลสำเร็จ
การวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลงของปริมาณแรงงานที่มีอยู่ในองค์การ มีอยู่ 2 ลักษณะ
- การเพิ่มขึ้นของปริมาณแรงงาน อาจเกิดจากสาเหตุดังต่อไปนี้ การจ้างแรงงานใหม่ การโยกย้ายภายใน และการกลับเข้าทำงานใหม่ของบุคลากรหลังจากการลาพักงาน
- การลดลงของปริมาณแรงงาน อาจเกิดจากการเกษียณอายุ การปลดออก การโอนออกจากหน่วยงาน การลาออกโดยสมัครใจ การหมดสัญญาจ้าง การเจ็บป่วยเป็นเวลานาน การลาพักร้อน และการตาย
ขั้นตอนที่ 3 การเปรียบเทียบกำลังคนที่มีอยู่ในปัจจุบันกับความต้องการในอนาคต
เป็นการเปรียบเทียบกำลังบุคลากรขององค์การที่มีอยู่ในปัจจุบันกับปริมาณความต้องการบุคลากรในอนาคต ถ้ามีไม่เพียงพอก็ต้องเตรียมจัดหาเพิ่มเติม เช่น จัดหาภายในองค์การเอง หรือจัดหาจากภายนอกองค์การ แต่ถ้ามีปริมาณบุคลากรมากเกินกว่าความต้องการก็จะต้องมีการวางแผนที่จะทำให้จำนวนบุคลากรเกิดความสมดุลกับความต้องการเช่นเดียวกัน เมื่อทำการเปรียบเทียบกำลังคนที่มีอยู่ในปัจจุบันกับความต้องการในอนาคตแล้ว ไม่ว่าจะมีปริมาณกำลังคนมากหรือน้อยกว่าความต้องการก็ตาม ผู้บริหารทรัพยากรมนุษย์ในองค์การ จะต้องมีการวางแผนเกี่ยวกับบุคลากรไว้ล่วงหน้าเพื่อเป็นการเตรียมพร้อมสำหรับองค์การ
ผู้บริหารทรัพยากรมนุษย์ในองค์การหลายๆ แห่ง ได้มีการวางแผนเกี่ยวกับบุคลากรในหลาย ๆ วิธี เช่น
Replacement Plan เป็นการวางแผนกำลังคนเพื่อทดแทนบุคลากรในตำแหน่งต่างๆ ขององค์การโดยรวมที่กำลังจะว่างลง เนื่องจากบุคลากรเกษียณอายุ หรือลาออกจากงาน หรือมีการโยกย้าย ซึ่งการวางแผนนี้จะต้องทำไว้ล่วงหน้าอย่างต่อเนื่อง เพื่อจะได้เตรียมจัดหาบุคลากรมาทดแทนได้ทันเวลาและได้คนที่มีคุณสมบัติพร้อมที่จะมารับตำแหน่ง ในการหาบุคลากรเข้ามาทดแทน ถ้าเป็นบุคลากรที่มาจากภายในองค์การเอง ก็จะได้มีการเตรียมการวางแผนเพื่อพัฒนาและฝึกอบรม ให้บุคลากรเหล่านั้นมีความพร้อมเพื่อจะเข้ามารับตำแหน่งต่างๆ หากบุคลากรภายในองค์การไม่เหมาะสมก็จะได้มีการวางแผนเพื่อเตรียมการสรรหาบุคลากรจากภายนอกองค์การต่อไป ในการวางแผนกำลังคน ควรมีการจัดทำแผนโครงสร้างการทดแทนตำแหน่งต่างๆ ไว้ล่วงหน้า เพื่อจะได้มองเห็นภาพได้อย่างชัดเจน โดยเฉพาะการสร้างบุคลากรภายในให้เติบโตขึ้นมาได้ในองค์การ
Succession Plan เป็นการวางแผนหรือเตรียมบุคลากรระดับบริหาร เพื่อทดแทนบุคลากรในตำแหน่งบริหารที่จะว่างลงหรือเตรียมผู้บริหารเพื่อรองรับการขยายตัวของธุรกิจต่อไปในอนาคต เพื่อจะได้มีผู้บริหารที่มีศักยภาพ หรือระดับความสามารถที่ปฏิบัติงานได้ในตำแหน่งบริหารที่ว่างลงหรือเกิดขึ้นใหม่ได้อย่างต่อเนื่อง
ในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ ผู้บริหารด้านทรัพยากรมนุษย์ในองค์การ ควรจะมีคำตอบสำหรับคำถาม ดังต่อไปนี้
1.จะทำอะไร/องค์การต้องการอะไร (What to do)
2. จะทำอย่างไร (How to do)
3. จะให้ใครทำ (Who will do)
4. จะทำเมื่อไร (When to do)
ตัวอย่างเทคนิคในการวางแผนกำลังคนให้สอดคล้องกับปริมาณงานที่นิยมใช้กัน เช่น
ในการพยากรณ์ทรัพยากรมนุษย์ ยังมีเทคนิคที่นิยมใช้กันอีก เช่น
7.1 Zero-Forecasting เป็นวิธีการพยากรณ์โดยใช้อัตรากำลังคนทั้งหมดที่มีอยู่ในองค์การขณะนั้นเป็นจุดเริ่มต้นของการทำงาน แล้วนำเป้าหมายปริมาณงานที่ต้องการตามแผนกลยุทธ์ของหน่วยงานต่างๆ มาประมาณว่าใน 1 ปี หรือ 3 ปี องค์การควรมีอัตรากำลังคนเท่าไร และอย่างไร จึงจะเหมาะสมกับแผนงานที่กำหนดไว้
7.2 Bottom-Up Approach วิธีนี้จะให้ทุกระดับชั้นในองค์การ พยากรณ์ความต้องการกำลังคนในหน่วยงานของตนขึ้นมาตามลำดับชั้นที่เหนือขึ้นไป จนสามารถกำหนดเป็นความต้องการกำลังคนของแผนกนั้น ๆ แล้วให้ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรมนุษย์รวบรวมความต้องการกำลังคนทุกแผนก รวมมาเป็นความต้องการกำลังคนของทั้งองค์การ
7.3 Relationship between Sales and Number of Workers Required วิธีนี้ใช้การหาความสัมพันธ์ระหว่างยอดขายกับจำนวนพนักงาน เมื่อยอดขายลดลงจำนวนพนักงานก็จะลดลงตาม หรือเมื่อยอดขายเพิ่มพนักงานก็เพิ่มตาม สัดส่วนความสัมพันธ์นี้จะช่วยให้ทราบว่า ถ้าจ้างพนักงานเพิ่ม 1 คน ยอดขายจะต้องเพิ่มเท่าใด หรือถ้าต้องการเพิ่มยอดขายขึ้นจำนวนหนึ่งจะต้องจ้างพนักงานเพิ่มกี่คน
7.4 Simulation Models เป็นเทคนิคการพยากรณ์ที่ใช้วิธีทางคณิตศาสตร์มาอธิบายสถานการณ์ต่างๆ โดยตั้งคำถาม What_____if (ถ้า………จะเป็นอย่างไร) จุดประสงค์ของวิธีนี้ ก็เพื่อให้ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรมนุษย์สามารถหาข้อมูลได้ในระดับหนึ่งก่อนที่จะตัดสินใจจริง วางแผนกำลังคนจริงๆ ในการคาดการกำลังคนจะพิจารณาในเรื่องของความต้องการของกำลังคนในตำแหน่งใดบ้าง จำนวนเท่าใด และต้องการกำลังคนเมื่อใด
7.5 การคาดการณ์จากสมการพื้นฐาน โดยมีสมการ ดังนี้
จำนวนคนที่ต้องการคนเพิ่ม = จำนวนคนที่ต้องการทั้งหมด - จำนวนคนคงเหลือ
จำนวนคนที่ต้องการทั้งหมด = จำนวนงาน/อัตราส่วนของงานต่อคน
7.6 วิธีการทางวิทยาศาสตร์ (Scientific Methods) วิธีทางนี้จะนำหลักการทางสถิติและคณิตศาสตร์ เข้ามาช่วยในการพยากรณ์ มีวิธีการต่างๆ ดังนี้
- วิธีการทางคณิตศาสตร์ (Mathematical Methods) คือการวิเคราะห์อัตรากำลังโดยใช้วิธีการคำนวณทางคณิตศาสตร์ ซึ่งมีอยู่หลายวิธีเช่น Simple Mathematical Methods, Ratio Techniques, Complex Mathematical Methods เป็นต้น
- วิธีการทางสถิติ (Statistical Methods)มีวิธีการ เช่น โปรแกรมสมการเส้นตรง (Linear Programming) การวิเคราะห์การถดถอย (Regression Technique) เป็นต้น
เทคนิคการพยากรณ์ที่กล่าวมาข้างต้นนี้ เป็นเพียงตัวอย่างของวิธีการที่ใช้ในการคาดการณ์ด้านทรัพยากรมนุษย์ที่ได้รับความนิยมและนำมาประยุกต์ใช้ในภาคธุรกิจ การที่นักบริหารทรัพยากรมนุษย์จะเลือกใช้วิธีในด้านใดในการปฏิบัติ เพื่อคาดการณ์และวางแผนทรัพยากรมนุษย์นั้น สามารถจะพิจารณาได้จากมาตรการในการเลือกเทคนิคในการพยากรณ์ดังต่อไปนี้
1. ระยะเวลา (Time Horizon)
2. ลักษณะของข้อมูล (Pattern of Data)
3. ค่าใช้จ่าย (Cost)
4. ความแม่นยำ (Accuracy)
5. ความง่ายในการนำไปใช้ (Easy of Application)
การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ในองค์การ อาจกล่าวได้ว่าจะครอบคลุมถึงกลยุทธ์ต่างๆ ในการบริหารการจัดการทรัพยากรมนุษย์ ตั้งแต่การรับคนเข้ามาทำงานจนถึงสิ้นสุดการเป็นพนักงาน โดยมีกลยุทธ์สำคัญที่เรียกกันสั้นๆ ว่า กลยุทธ์ “3 Rs” ซึ่งประกอบด้วย
- กลยุทธ์การว่าจ้างพนักงาน (Recruitment Strategy)
- กลยุทธ์การดูแลรักษาพนักงาน (Retention Strategy)
- กลยุทธ์การสิ้นสุดการเป็นพนักงาน (Retirement Strategy)
แหล่งข้อมูลที่ใช้ในการจัดทำกลยุทธ์ในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ เช่น
- ข้อมูลจากสภาพการแข่งขันของตลาด โดยเฉพาะตลาดแรงงานว่ามีการเปลี่ยนแปลงไปในแนวทางใด และในสภาพองค์กรต้องการแรงงานที่มีความสามารถทางด้านใด
- ข้อมูลจากการวิเคราะห์ SWOT Analysis เพื่อหาปัจจัยต่างๆ เป็นข้อมูลที่จะใช้ในการวิเคราะห์และวางแผนกำลังคน โดยการวิเคราะห์จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาสและอุปสรรค์ ของกำลังคนในองค์การ
- ข้อมูลจาการกำหนดค่า KPl (Key Performance lndicator) ขององค์การว่าแผนกใด หน่วยงานใดยังมีความต้องการกำลังคน หรือความต้องการของผู้สามารถเฉพาะตำแหน่งมากน้อยเพียงใด หน่วยงานใดมีความจำเป็นเร่งด่วนทั้งด้านการเพิ่ม แลลดกำลังคนมากที่สุด และรองลงมาตามลำดับ
- ข้อมูลจากการทำงาน Job Analysis เพื่อวิเคราะห์รายละเอียดของการทำงานในแต่แต่หน้าที่ว่ามีความเหมาะสมเพียงพอหรือไม่ ถ้าต้องการปรับปรุงควรปรับปรุงในเรื่องใดจะลดหรือเพิ่มกำลังคนประเภทใด จำนวนเท่าใด จะใช้แรงงานจากแหล่งภายนอก หรือบุคลากรจากภายในองค์การ หรือเลือกใช้วิธีการใช้ Outsource
- ข้อมูลจากการประเมินผลปฏิบัติงานด้วยวิธีต่างๆ เช่น
: การใช้ BSC : Balance Score Card
: การใช้หลัก MBO : Management By Objective
ตัวอย่างกลยุทธ์การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ เช่น
- กลยุทธ์การวางแผนสรรหาบุคลากร
- กลยุทธ์การวางแผนการคัดเลือกบุคลากร
- กลยุทธ์การวางแผนเพื่อเลื่อนตำแหน่ง
- กลยุทธ์การวางแผนเพื่อโอนย้าย
- กลยุทธ์การวางแผนเพื่อลดทรัพยากร
- กลยุทธ์การวางเพื่อเพื่อทรัพยากรมนุษย์
สามารถอ่านบทความ ลักษณะงาน HR ด้านต่าง ๆ ในปัจจุบัน และ บทความน่าสนใจอื่นๆ เพิ่มเติมได้ที่นี้
ที่มา : oknation.nationtv.tv
