การสรรหาบุคลากร เพื่อเข้าร่วมงานกับองค์กร

ความสำคัญของการสรรหาบุคลากร

ทำไมต้องมีการสรรหาบุคคล?  … บุคลากรไม่ว่าจะตำแหน่งใดก็ตามเปรียบเสมือนฟันเฟืองที่มีความสำคัญไม่แพ้กัน ถ้าฟันเฟืองใดขาดไปก็อาจทำให้ธุรกิจเดินหน้าไม่สะดวก ประสบปัญหาขึ้นได้ ในขณะเดียวกันถ้าได้ฟันเฟืองที่ดี มีประสิทธิภาพ ก็จะทำให้ธุรกิจก้าวหน้าก้าวไกลได้เช่นกัน ในจุดนี้ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ถือเป็นหน่วยงานสำคัญที่จะสรรหาและคัดเลือกบุคลากรที่ดีมีคุณภาพเข้ามาทำงาน ในทางตรงกันข้ามบริษัทไหนที่ไม่ให้ความสำคัญตรงจุดนี้ก็จะทำให้ได้บุคลากรที่ไม่มีความสามารถ ไม่มีประสิทธิภาพ ทำให้เกิดผลเสียกับงาน และทำให้บริษัทย่ำแย่ลงได้เช่นกัน การสรรหาบุคลากรที่ดีนั้นจึงควรต้องมีการวางแผนให้เป็นระบบ ตลอดจนมีการใส่ใจรายละเอียดในทุกขั้นตอน เพื่อให้ได้บุคลากรที่ดีที่สุดมาร่วมงานกับบริษัท

สาเหตุที่ต้องสรรหาบุคลากร

1.ตำแหน่งเดิมว่างลง : บุคลากรที่ปฎิบัติหน้าที่เดิมลาออก, ถูกให้ออก, เกณียณอายุ, ประสบอุบัติเหตุจนไม่สามารถทำงานได้, หรือเสียชีวิตลง

2.เลื่อนหรือโยกย้ายตำแหน่ง : บุคลากรได้รับการเลื่อนตำแหน่ง, หมุนเวียนตำแหน่ง, โยกย้ายหน่วยงาน, หรือโยกย้ายสาขา

3.เพิ่มตำแหน่งใหม่ : องค์กรต้องการตำแหน่งใหม่, ขยายแผนกหรือหน่วยงานใหม่, ตลอดจนหาผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านเพิ่มเติม

4.ตั้งองค์กรใหม่ : นอกจากจะสรรหาบุคลากรบุคคลให้กับทั้งองค์กรแล้ว ยังต้องวางแผนเรื่องต่างๆ ตั้งแต่โครงสร้างของการบริการทั้งหมด, ความจำเป็นของตำแหน่งงานต่างๆ, หรือแม้แต่การงบประมาณในการจัดจ้างทั้งหมด กรณีนี้ฝ่ายบุคคลอาจต้องใส่ใจมากกว่าสาเหตุอื่นๆ

ประเภทของการสรรหาบุคลากร

การสรรหาบุคลากรภายในองค์กร (Internal Recruitment)

แหล่งทรัพยากรบุคคลอันดับแรกสุดที่เป็นตัวเลือกให้ฝ่าย HR สามารถเริ่มสรรหาได้ก่อนก็คือพนักงานภายในองค์กรนั่นเอง ซึ่งกระบวนการนี้มีข้อดี-ข้อเสียดังนี้

ข้อดี

• ประหยัดและรวดเร็ว ไม่ต้องเสียงบในการประกาศรับสมัครงานมาก มีข้อมูลอยู่แล้ว สรรหาพนักงานได้รวดเร็วโดยไม่ต้องผ่านกระบวนการเยอะและยาวนาน
• ฝ่าย HR และองค์กรคุ้นเคยกับพนักงานดีอยู่แล้ว รู้ทักษะความสามารถอยู่แล้ว รู้ข้อดีข้อเสีย จุดเด่นจุดด้อย รวมถึงผู้สมัครก็รู้วัฒนธรรมองค์กรอยู่แล้ว
• ไม่เสียเวลา ไม่ต้องถ่ายทอดงานมาก ไม่ต้องเรียนรู้งานนาน ไม่มีปัญหาเรื่องเรียนรู้องค์กร
• สร้างโอกาสและแรงจูงใจให้พนักงาน สร้างความก้าวหน้าในอาชีพให้กับพนักงาน ให้พนักงานมีกำลังใจรวมถึงมีแรงจูงใจที่ดี

ข้อเสีย

• ไม่ได้คนใหม่ๆ ความคิดใหม่ๆ ศักยภาพใหม่ๆ เข้ามาทำงาน
• ต้องสรรหาบุคคลากรใหม่มาทดแทนตำแหน่งที่ถูกโยกย้ายไป อาจมีความเสี่ยงที่จะได้คนที่ไม่ดีเท่าเดิม
• มักจะยอมรับเรื่องใหม่ๆ ข้อมูลใหม่ๆ ได้ยาก ไม่ชอบการเปลี่ยนแปลงจากความคุ้นเคยเดิมๆ

การสรรหาบุคลากรภายนอกองค์กร (External Recruitment)

หากต้องการหาคนใหม่ๆ หรือไม่ต้องการเปลี่ยนตำแหน่งภายในที่อาจส่งผลกระทบต่องาน ก็สามารถสรรหาบุคลากรจากภายนอกองค์กรได้เช่นกัน ซึ่งกระบวนการนี้มีข้อดี-ข้อเสียดังนี้

ข้อดี

• ได้คนใหม่ๆ ความคิดใหม่ๆ มุมมองใหม่ๆ เข้ามาทำงานด้วย อาจทำให้องค์กรเกิดการปรับตัว หรืออุดรอยรั่วของข้อบกพร่องต่างๆ ได้ รวมถึงเปิดใจยอมรับเรื่องอะไรใหม่ๆ ได้ง่าย
• มีตัวเลือกของผู้สมัครที่หลากหลาย หรืออาจได้คนที่มีคุณสมบัติอื่นๆ ที่ดีต่อบริษัท
• ได้ประสบการณ์ตลอดจนวิธีการทำงานจากองค์กรอื่น นำสิ่งมีประโยชน์มาปรับใช้กับองค์กรได้
• ฝ่าย HR มีฐานข้อมูลในด้านบุคคลมากขึ้น เป็นตัวเลือกที่ดีในอนาคตได้

ข้อเสีย

• อาจเปลืองงบประมาณในการประกาศสรรหาพนักงานใหม่ รวมถึงใช้เวลานานในกระบวนการสรรหา
• อาจต้องใช้เวลาในการปรับพื้นฐาน ถ่ายทอดงาน รวมถึงเรียนรู้วัฒนธรรมองค์กรใหม่ ทำให้เสียเวลาได้
• เมื่อมีตัวเลือกมากขึ้น ฝ่าย HR ไปจนถึงหัวหน้างานอาจใช้เวลานานในกระบวนการสรรหา คัดเลือก ตลอดจนใช้เวลาในการตัดสินใจที่นานขึ้นด้วย
  
  

ขั้นตอนในการสรรหาบุคลากร

1.วางแผนการสรรหาและคัดเลือก 

เมื่อองค์กรต้องการพนักงานเพิ่ม ฝ่าย HR จะต้องเริ่มด้วยการสำรวจและวางแผนทุกขั้นตอนเพื่อกำหนดเป็นแผนการทำงาน ตลอดจนเช็คกำหนดการที่ต้องเริ่มงานให้ชัดเจนเพื่อกำหนดระยะเวลาในการสรรหาและวางแผนให้ทันเวลาอีกด้วย

2.กำหนดคุณลักษณะของลักษณะงาน (Job Description) / คุณสมบัติของพนักงาน (Qualification) 

ฝ่าย HR ควรทำการเปลี่ยนแปลงลักษณะของงานตลอดจนคุณสมบัติของพนักงานในตำแหน่งนั้นๆ ให้อัปเดตอยู่เสมอ เหมาะกับสถานการณ์ทำงานจริง ณ ปัจจุบัน โดยเฉพาะการต้องสรรหาพนักงานใหม่ฝ่าย HR จะต้องจัดทำคำบรรยายลักษณะงานตลอดจนคุณสมบัติต่างๆ ให้ครบถ้วน เช็คความถูกต้องกับหัวหน้าฝ่ายตลอดจนผู้ปฎิบัติงานจริง เพื่อจะได้ประกาศไม่ผิดพลาด ไม่ขาดตกบกพร่อง และได้คนเหมาะสมที่สุด

3.สื่อสารเพื่อสรรหา 

อีกขั้นตอนสำคัญก็คือการประกาศรับสมัครงานที่สามารถทำได้ตั้งแต่ติดประกาศภายในองค์กร, ประกาศผ่านบริษัทจัดหางาน, ประกาศใน Social Media, ไปจนถึงประกาศตามสื่อต่างๆ หรือช่องทางอื่นๆ ขั้นตอนนี้ฝ่าย HR จะต้องตรวจสอบความถูกต้อง เช็ครายละเอียดให้ครบ รวมถึงวางแผนการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพ เพื่อสื่อสารให้ตรงกับกลุ่มเป้าหมายผู้สมัครที่เราต้องการให้มากที่สุด

4.คัดเลือกอย่างคัดสรร

หลังจากประกาศรับสมัครงานจนมีผู้สนใจเข้ามาสมัครแล้ว ก็ถึงขั้นตอนสำคัญที่จะต้องทำการคัดเลือกพนักงาน ฝ่าย HR ต้องทำการคัดสรรอย่างถี่ถ้วนในทุกมิติเพื่อที่จะได้พนักงานที่มีคุณภาพมากที่สุด นอกจากการคัดกรองใบสมัครแล้ว ขั้นต่อมาก็คือการสัมภาษณ์งาน ฝ่าย HR จะต้องวางแผนในกระบวนการนี้ให้ดีว่าใครควรมีส่วนเกี่ยวข้องบ้าง ตั้งแต่ฝ่าย HR เอง ไปจนถึงหัวหน้างานที่ต้องทำงานด้วยกันจริงๆ จากนั้นจึงร่วมกันประเมินผลก่อนที่จะคัดเลือกผู้ที่มีคุณสมบัติที่ดีและเหมาะสมที่สุดเพื่อติดต่อในการจ้างงานต่อไป

5.เซนสัญญาจ้างงาน 

กระบวนการสุดท้ายของการสรรหาบุคลากรก็คือการเจรจารายละเอียดการจ้างงานตั้งแต่อัตราจ้าง (เงินเดือน), สวัสดิการณ์, ไปจนถึงข้อกำหนดต่างๆ ให้ชัดเจน หากผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือกพอใจในข้อเสนอและตกลงที่จะร่วมงานกับองค์กร หลังจากเซนสัญญาจ้างและเริ่มทำงานจริงแล้ว ก็จะถือว่ากระบวนการสรรหาบุคลากรนั้นเสร็จสมบูรณ์

ประกาศรับสมัครงานที่ดี

ปัจจุบันองค์กรหรือแม้กระทั่งฝ่าย HR เองหันมาใส่ใจในประกาศการรับสมัครงานเป็นอย่างมาก เพราะนี่คือสิ่งที่สามารถจูงใจผู้สมัครเบื้องต้นได้ดีที่สุด ทั้งยังสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์กรด้วย

+ ใช้คำที่เข้าใจง่าย สื่อสารชัดเจน : หลักพื้นฐานของการสื่อสารที่ดีก็คือต้องสื่อสารให้เข้าใจ การใช้คำเข้าใจง่าย สื่อสารชัดเจน ทำให้ผู้สนใจสมัครงานตัดสินใจได้ง่ายขึ้น ขณะเดียวกันก็ควรใช้คำให้เหมาะสมกับระดับและกลุ่มเป้าหมายด้วย อย่างบริษัทรุ่นใหม่ในแนว Startup อาจจะเหมาะกับการสื่อสารครีเอทีฟ ภาษาไม่ทางการนัก สื่อสารกับกลุ่มเป้าหมายได้ตรงกว่า ส่วนบริษัทใหญ่การใช้ภาษาที่ทางการก็จะสร้างความน่าเชื่อถือและภาพลักษณ์ที่ดีกว่า เป็นต้น

+ เขียนประโยคที่จูงใจ : HR ยุคใหม่มักใส่ใจเรื่องการเขียนประโยคจูงใจที่ไม่ใช่การประกาศข้อมูลเฉยๆ เหมือนแต่ก่อน การสื่อสารนี้เป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้ผู้สมัครสนใจที่จะส่งใบสมัครหรือมาสัมภาษณ์งาน ประโยคจูงใจนั้นมีได้หลายลักษณะตั้งแต่การเขียนเชิงนามธรรมให้เห็นวิสัยทัศน์ของบริษัท ไปจนถึงการเขียนรายละเอียดข้อเท็จจริงที่เป็นรูปธรรมอย่างเรื่องสวัสดิการ, การฝึกอบรม, ไปจนถึงการเขียนสรุปลักษณะธุรกิจขององค์กร

+ จัดอาร์ตเวิร์คที่สร้างสรรค์และดึงดูด : ปฎิเสธไม่ได้เลยว่ายุคนี้สิ่งที่ดึงดูดสายตาและความสนใจเป็นอันดับแรกก็คือเรื่องของ Artwork ซึ่งปัจจุบันแทบจะทุกบริษัทหันมาสนใจในการทำประกาศรับสมัครงานที่สวยงามและดึงดูดความสนใจ Artwork ที่ดึงดูดนั้นจะช่วยทำให้ผู้สมัครงานสนใจอ่านรายละเอียดต่างๆ มากขึ้น และ Artwork ที่ดีจะทำให้คนประทับใจในภาพลักษณ์องค์กร และมีแนวโน้มที่จะอยากสมัครงานมากขึ้นได้ด้วย

+ ดูลักษณะสื่อให้เหมาะสม ใช้สื่อให้มีประสิทธิภาพ : การเลือกสื่อให้เหมาะสมก็มีส่วนที่ทำให้การประกาศรับสมัครงานมีประสิทธิภาพได้มากขึ้น อย่างการประกาศรับสมัคงานผ่าน Social Media ก็อาจเหมาะกับตำแหน่งที่ต้องการคนรุ่นใหม่ หรือนักบริหารยุคใหม่ แต่ถ้าหากต้องการผู้บริหารระดับสูง คุณสมบัติพร้อม การเลือกประกาศในหนังสือพิมพ์อาจเหมาะกับกลุ่มเป้าหมาย และดูน่าเชื่อถือว่า เป็นต้น

บทสรุป

บุคลากรที่มีประสิทธิภาพจะทำให้การทำงานมีประสิทธิผลขึ้น ทำให้บริษัทก้าวหน้าขึ้นได้ ฝ่ายที่มีความสำคัญอย่างยิ่งในการที่จะหาคนที่มีประสิทธิภาพเข้ามาทำงานก็คือฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) นั่นเอง และการที่จะหาบุคคลที่เหมาะสมได้ ฝ่าย HR ก็จำเป็นต้องศึกษา วางแผน ตลอดจนมีกลยุทธ์ในกระบวนการสรรหาบุคลากรที่ดี รวมถึงสื่อสารและเจรจาเพื่อให้เกิดแรงจูงใจที่ดีที่จะทำให้ผู้สมัครอยากร่วมงานกับบริษัท

สามารถอ่านบทความ ลักษณะงาน HR ด้านต่าง ๆ ในปัจจุบัน และ บทความน่าสนใจอื่นๆ เพิ่มเติมได้ที่นี้

ที่มา : th.hrnote.asia