โลกธุรกิจหนีไม่พ้น "ความเสี่ยง" ไม่มากก็น้อย ยิ่งยุคปัจจุบันยิ่งมีความเสี่ยงสูงขึ้นมาก เพราะการแข่งขันเข้มข้นมากขึ้นตั้งแต่ธุรกิจไร้พรมแดน ความสำเร็จแต่ละชิ้นนับวันแต่จะทำได้ยากขึ้นเรื่อยๆ แต่อย่างไรก็ตามเราในฐานะเป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจ ก็ต้องพยายามฟันฝ่าอุปสรรคของความลำบากนั้นไปบรรลุจุดหมายให้ได้มากที่สุด เท่าที่จะทำได้
ซึ่งต้องทำความเข้าใจที่สภาวะใดเรียกว่า การบริหารแผนงานในภาวะวิกฤติ
1. แผนงานดำเนินไปตามระยะเวลาที่กำหนด แต่งบประมาณที่ขออนุมัติไว้ มีแนวโน้มไม่พอใช้จ่ายจนเสร็จแผนงาน อาจเป็นไปได้ว่าคาดการณ์งบประมาณไว้ผิดพลาด หรืออาจไม่มีวินัยในการใช้งบประมาณ
วิกฤติ ก็คือ มีแนวโน้มแผนงานจะไม่เสร็จตามแผน เพราะงบประมาณไม่พอใช้จ่าย
2. แผนงานดำเนินไปล่าช้ากว่าระยะเวลาที่กำหนด แต่ งบประมาณใช้จ่ายต่ำกว่าที่ควรจะเป็น ซึ่งมีความเป็นไปได้ว่า เพราะแผนงานดำเนินล่าช้ากว่าระยะเวลาที่กำหนด งบประมาณจึงถูกเบิกไปใช้ล่าช้าไปด้วย หรืออาจเป็นไปได้ว่าตั้งงบประมาณไว้สูงเกินความต้องการของแผนงาน
วิกฤติ ก็คือ หากเป็นประเด็นตั้งงบประมาณไว้สูงเกินความต้องการของแผนงาน ก็จะทำให้การพิจารณางบประมาณครั้งต่อไป มีความเจือปนในเรื่องอคติในการตัดสินใจ เช่น เสนองบประมาณเผื่อตัด หรือลักไก่ของบเกินความต้องการ
3. แผนงานดำเนินไปล่าช้ากว่าระยะเวลาที่กำหนด แต่งบประมาณใช้จ่ายสอดคล้องกับแผนงาน
วิกฤติ ก็คือ แผนงานไม่เสร็จตามระยะเวลาที่กำหนด
4. แผนงานดำเนินไปล่าช้ากว่าระยะเวลาที่กำหนด และงบประมาณใช้จ่ายสูงกว่าที่ควรจะเป็น ซึ่งเป็นไปได้ว่า คาดการณ์งบประมาณผิดพลาด หรืออาจไม่มีวินัยในการใช้งบประมาณ
วิกฤติ ก็คือ มีแนวโน้มแผนงานจะไม่เสร็จตามแผน เพราะงบประมาณไม่พอใช้จ่าย
ในทางกลับกันยังมีอีก 3 รูปแบบของการบริหารแผนงานที่มิได้กล่าวถึง ก็คือ การบริหารแผนงานอย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผล ได้แก่
1. แผนงานดำเนินไปตามระยะเวลาที่กำหนด และใช้งบประมาณสอดคล้องกับความคืบหน้าของแผนงาน
2. แผนงานดำเนินไปตามระยะเวลาที่กำหนด แต่ใช้งบประมาณต่ำกว่าความคืบหน้าของแผนงาน ในที่นี้สาเหตุเป็นเพราะการบริหารงบประมาณแบบมีประสิทธิภาพ
3 .แผนงานดำเนินไปได้เร็วกว่าระยะเวลาที่กำหนด และใช้งบประมาณต่ำกว่า ความคืบหน้าของแผนงาน ในที่นี้สาเหตุเป็นเพราะ การบริหารแผนงาน และงบประมาณเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล
ในลำดับต่อไปนี้ ผู้เขียนขอกล่าวถึง วิธีการอย่างไรที่จะแก้ปัญหา การบริหารแผนงานในภาวะวิกฤติ ซึ่งมีด้วยกัน 5 วิธีการ คือ
1. กรณีแผนงานดำเนินไปอย่างล่าช้ากว่าระยะเวลา และงบประมาณไม่เพียงพอต่อการใช้จ่ายเพื่อให้แผนงานดำเนินไปจนเสร็จสมบูรณ์ มีวิธีแก้วิกฤติได้ ดังนี้ ผู้รับผิดชอบงาน ก็ยังคงดำเนินการตามแผนงานเดิม และงบประมาณเดิมที่ตั้งไว้ อาจทำได้โดย การลดขอบเขตของงานให้เล็กลง เช่น แทนที่จะดำเนินการในขอบเขตของประชากรที่มีอยู่ ก็อาจจะลดขอบเขตดำเนินการเพียงกลุ่มตัวอย่าง หรือที่เรียกว่า โครงการนำร่อง ซึ่งเป็นการลดขอบเขตให้สอดคล้องกับงบประมาณที่เหลืออยู่ ความสำเร็จยังคงพอมีให้เห็นเมื่อการประเมินมาถึง
2. ผู้รับผิดชอบงาน ยังคงดำเนินการตามแผนงานเดิม โดยของบประมาณเพิ่มเติม ซึ่งมีความเป็นไปได้หากมีเหตุอันสุดวิสัย เช่น ผู้มีอำนาจขยายขอบเขตของแผนงาน หรือ อัตราแลกเปลี่ยนด้านการเงิน เกิดความผันผวน ทำให้ลดค่าเงินปัจจุบัน
3. ผู้รับผิดชอบงาน ยังคงดำเนินการตามแผนงานเดิม โดยขอโอนงบประมาณจากส่วนแผนงานอื่นที่มีงบประมาณเหลือใช้เมื่อแผนงานบรรลุ สมบูรณ์ ในประเด็นนี้ ก็น่าจะมีความเป็นไปได้ เพราะกระทำไปโดยมิได้เพิ่มงบประมาณโดยรวม
4. ผู้รับผิดชอบงาน ตัดแผนงาน ณ ปัจจุบันออก และโอนงบประมาณให้แผนงานอื่นที่มีศักยภาพที่จะดำเนินการเสร็จสมบูรณ์ได้ แต่ขาดงบประมาณดำเนินการเพื่อให้แผนงานดำเนินจนเสร็จสมบูรณ์
5. ผู้รับผิดชอบงาน ตัดแผนงาน ณ ปัจจุบันออก และให้รักษางบประมาณที่ได้อนุมัติไว้ เพื่อผู้รับผิดชอบอาจหาแผนงานอื่นมาทดแทนแผนงานเดิมที่ไม่สามารถดำเนินการ ต่อไปได้
ผู้เขียน เชื่อเป็นอย่างว่า ปัญหาทุกปัญหา มักมีทางออกอยู่เสมอ อาจไม่สามารถแก้วิกฤติได้อย่างสมบูรณ์ 100% แต่ก็น่าจะอยู่ในวิสัยที่เจ้าของเงินยอมรับได้ในระดับหนึ่งครับ คงไม่มีใครอยากเห็นแผนงาน ที่ต้องเผชิญกับวิกฤติโดยไม่จำเป็น
อย่างไรก็ตามดีที่สุด มุ่งบริหารแผนให้เป็นไปตามระยะเวลา และ บริหารงบประมาณให้สอดคล้องกับความคืบหน้าของแผนงาน "อย่าลืมนะครับว่า ยังมีอีกหลายโครงการที่ไม่ต้องอาศัยงบประมาณ ก็สามารถดำเนินการได้ หรืออาจใช้งบประมาณจากแหล่งอื่น พบกันใหม่ฉบับหน้า สวัสดีครับ"
ที่มา : www.bangkokbiznews.com
