เทคนิคการพัฒนาตนเอง : การบริหารเวลา

      โดยธรรมชาติแล้ว เวลาเป็นสิ่งที่ซื้อหาไม่ได้ หยิบยืมใครหรือให้ใคร ยืมไม่ได้ เก็บสะสมไม่ได้ ขอใช้ก่อนก็ไม่ได้ เวลาผ่านไปอย่างสม่ำเสมอ เวลาไม่เคยขี้เกียจ เวลาไม่เคยโกงใคร และใครก็โกงเวลาไม่ได้สิ่งเหล่านี้แหละครับที่ทำให้คนทุกคนมีการแข่งขันกัน ใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุด เพราะทุกคนอยู่บนกติกาเดียวกัน 

      ผมคิดว่าคนหลายคนที่เข้าใจกฎกติกาเรื่องของเวลาเป็นอย่างดีอยู่แล้ว แต่บางคน ยังไม่รู้สึก ว่าการบริหารเวลานั้นเป็นเรื่องที่สำคัญกับชีวิต ถึงแม้เราไม่บริหารเวลา เราก็อยู่ได้อย่างปกติ ในขณะที่บางคนเห็นความสำคัญและพยายามที่จะจัดการกับเวลาในชีวิตของตัวเอง แต่ยังมีปัญหาอุปสรรคอยู่บ้าง

      ผมอยากชี้ให้เห็นความจริงข้อหนึ่งที่เรามักจะพบเห็นกันอยู่เสมอใน ชีวิตจริง โดยเฉพาะการทำงาน เรามักจะพบเห็นอยู่เสมอว่าคนสองคนที่เป็นเพื่อนกันเรียนจบมาพร้อมๆกัน ฐานะก็ไม่แตกต่างกัน ทำงานไม่แตกต่างกัน โอกาสความก้าวหน้า ในชีวิตไม่แตกต่างกัน แต่….ทำไมเวลาผ่านไปเพียงไม่กี่ปี ความแตกต่างในชีวิต ของสองคนนี้แตกต่างกันมาก ทำไมคนหนึ่งประสบความสำเร็จในชีวิตมากมาย ในขณะที่อีกคนยังเหมือนเดิม แน่นอนว่าปัจจัยแห่งความสำเร็จไม่ได้อยู่ที่การบริหารเวลาเพียงอย่างเดียว แต่ผมเชื่อเหลือเกินว่าเรื่องการบริหารเวลาต้องเป็นปัจจัยสำคัญอย่างหนึ่ง ของความสำเร็จอย่างแน่นอน 

      คนที่ประสบความสำเร็จส่วนใหญ่เขามักจะใช้เวลาในชีวิตที่แตกต่างจากคนอื่นๆ เช่นมีการวางแผนการใช้เวลา มีการจัดสรรเวลาเพื่อการพัฒนาศักยภาพทางการคิดจัดสรรเวลาเพื่อสร้างความ สมดุลระหว่างร่างกาย จิตใจและสังคม สร้างมูลค่าเพิ่มให้กับเวลา ที่มีอยู่อย่างจำกัดโดยการจัดลำดับความสำคัญของการใช้เวลา 

      ที่นี้เราลองมาดูซิครับว่าทำอย่างไร เราจึงจะสามารถบริหารเวลาให้เกิดประสิทธิภาพ สูงสุดและสามารถสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับชีวิตของเราได้ ผมขอแนะนำเทคนิควิธีการในการบริหารเวลาด้วยคำถามดังนี้

คุณเคยวางแผนการบริหารเวลาของชีวิตแล้วหรือยัง?
    ถ้ายังผมแนะนนำให้ลองอ่านบทความนี้ก่อนนะครับ:เทคนิคการบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพเราทุกคนต้องการให้การใช้เวลาในแต่ละวัน แต่ละเดือน แต่ละปีของเราอย่างมีประสิทธิภาพ ผมขอแนะนำว่าเราควรจะกำหนดเป้าหมายในชีวิตให้ชัดเจน ยิ่งละเอียดมากเท่าไหร่ยิ่งดี เช่น อีก 5 ปีเราจะเป็นเจ้าของกิจการ อีก 2 ปีเราจะเรียนต่อปริญญาโท อายุไม่เกิน 35 เราจะมีบ้านเป็นของตัวเอง ฯลฯ การกำหนดเป้าหมายต่างๆในชีวิตจะช่วยให้เรากำหนดแนวทางในการไปสู่จุดเป้าหมาย ได้ดียิ่งขึ้น เพราะตัวเป้าหมายนี่แหละครับจะเป็นตัวที่ทำให้เราต้องคิดมากขึ้น ต้องจัดสรรเวลาให้ดีขึ้นการกำหนดเป้าหมายในชีวิตนั้นไม่แตกต่างอะไรกับการ ที่เรากำหนดเป้าหมายในการทำงานในแต่ละวัน เช่น ถ้าวันนี้เจ้านายต้องการงานด่วนหลายๆอย่างพร้อมๆกัน ผมเชื่อว่าพฤติกรรมในการบริหารเวลาของเราในวันนี้แตกต่างจากวันอื่นๆที่ไม่ มีเป้าหมายในการทำงานที่ชัดเจนดังนั้น การกำหนดเป้าหมายชีวิตทั้งระยะสั้นและระยะยาวให้ชัดเจนนั้น ถือเป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญต่อพฤติกรรมการบริหารเวลาในแต่ปีแต่ละเดือนและ แต่ละวันในการดำเนินชีวิตของเรา

คุณทราบหรือไม่ว่าเวลาส่วนใหญ่ที่คุณใช้ไปนั้นใช้กับเรื่องอะไรบ้าง?
      คนหลายคนที่ไม่ประสบความสำเร็จในการบริหารเวลา เพราะมัวแต่หาเทคนิคการบริหารเวลาแบบต่างๆมาใช้โดยที่ยังไม่ทราบเลยว่าตัว เองมีจุดอ่อนจุดแข็งในการบริหารเวลาตรงไหน มันคงไม่ต่างอะไรไปกับการหายาแพงๆดีๆมารับประทาน ต่อให้ยานั้นๆดีแค่ไหนก็ตาม แต่ถ้าไม่ถูกกับโรคที่เราเป็นอยู่ มันคงไม่มีประโยชน์อะไร การบริหารเวลาของเราก็เช่นเดียวกัน จุดสำคัญคือเรารู้หรือยังว่าการบริหารเวลาของเรามีอาการป่วยตรงไหน ผมอยากแนะนำให้มีการจดบันทึกการใช้เวลาในชีวิตว่าแต่ละวัน แต่ละเดือน แต่ละปีนั้น เวลาของเราถูกใช้หมดไปกับเรื่องอะไรบ้าง และให้นำเอาบันทึกของการใช้เวลามาวิเคราะห์ดูว่าจุดไหนที่ควรปรับปรุง เวลาส่วนไหนที่ควรลด/เพิ่ม กิจกรรมไหนที่ควรให้ความสำคัญก่อนหลัง


การบริหารเวลาในระดับรากหญ้าของคุณมีประสิทธิภาพหรือยัง?
      ขอให้ลองฝึกการบริหารเวลากับกิจกรรมย่อยๆในชีวิตประจำ วันก่อน เช่นเวลาในการ ดูทีวี เวลา ในการรับประทานอาหาร เวลาในการออกกำลังกาย ฯลฯ ลองวิเคราะห์ดู ว่าเราใช้เวลาคุ้มค่าหรือ ยัง ขอให้ฝึกการบริหารเวลาของกิจวัตรประจำวันก่อนโดยเน้น ที่การตรงต่อ เวลา การจัดสรรเวลา ตามลำดับความสำคัญการสร้างมูลค่าเพิ่มโดยการลดการใช้ เวลาหรือเพิ่มกิจกรรมให้กับเวลา

ทำอย่างไรจึงจะสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับเวลาที่มีอยู่เท่าเดิมได้?
      ทุกคนมีเวลาจำกัดเหมือนกันทุกคน ดังนั้น เราไม่สามารถขยายเวลามารองรับ กิจกรรม ในชีวิตได้ มีเพียงหนทางเดียวคือ ทำอย่างไรให้เวลาที่มีอยู่อย่างจำกัด นั้นถูกนำไปใช้อย่างคุ้มค่า เช่น บางคน อาจจะใช้เวลาในการออกกำลังกาย ดูทีวี หรือฟังวิทยุไปด้วย บางคนเข้าห้องน้ำไปด้วยอ่านหนังสือ ไปด้วย บางคนจัดลำดับ ความสำคัญของงานใหม่ทุกวันว่า ควรจะใช้เวลาไปกับเรื่องอะไร ก่อน-หลัง

คุณเคยแบ่งเวลาให้กับการพัฒนาความคิดสร้างสรรค์บ้างหรือไม่?
      ความสำคัญอีกอย่างหนึ่งที่ไม่ควรมองข้ามคือ เราควรแบ่งเวลาในการพัฒนาศักยภาพ การคิด สร้างสรรค์ให้กับตัวเองบ้าง เหมือนกับองค์กรต่างๆ ที่ได้ทุ่มเทงบประมาณ ในการวิจัยและพัฒนา ผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ เพราะถ้าเราไม่เคยแบ่งเวลาให้กับการคิดสร้างสรรค์เลย ในอนาคตชีวิตเราคงไม่ แตกต่างอะไรไปจากคนทั่วๆไป ต้องอย่าลืมว่าคนที่ก้าวหน้าคือคนที่มีความแตกต่างจากคนอื่น ในทางที่ดีในทางที่สร้างสรรค์

คุณคิดว่าตัวเองมีเวลาที่สูญเสียไปโดยเปล่าประโยชน์บ้างหรือไม่?
      ผมอยากให้ท่านผู้อ่านลองสำรวจดูตัวเองนะครับว่าเวลาไหนบ้างที่เรารู้สึกว่า เราใช้ มากเกินไป เวลาไหนบ้างที่เราคิดว่าไม่ค่อยมีสาระ เวลาไหนบ้างที่น่าจะลดลงได้ เพื่อนำไปใช้กับกิจกรรม อย่างอื่น เช่น เราคุยโทรศัพท์นานเกินความจำเป็นหรือเปล่า เราเดินเล่นคุยกับเพื่อนในที่ทำงาน มากไปหรือปล่าว เราปล่อยให้เวลาว่างๆ ผ่านไป โดยเปล่าประโยชน์หรือไม่ เมื่อพบว่าเวลาไหนที่ เราเสียไปโดยไม่มีประโยชน์ ขอให้ลองลดเวลาตรงนั้นลง

คุณเคยคิดมอบหมายงานใหม่ๆให้กับชีวิตของตัวเองบ้างหรือไม่?
      เป็นธรรมชาติที่คนเราโดยทั่วไปจะทำงานให้เท่ากับเวลาที่มีอยู่ เราจะพบว่าบางวันเรามีงานเยอะ เราก็ใช้เวลาประมาณแปดชั่วโมงในการทำงาน แต่บางวันเรามีงานน้อยเราก็ยังใช้เวลาในการ ทำงานแปดชั่วโมงครบเหมือนกัน ดังนั้นเพื่อป้องกันไม่ให้ เราใช้เวลาไม่ คุ้มค่า ผมจึงอยาก เสนอแนะว่าเราควรจะสร้างงานให้กับชีวิตตัวเอง ทั้งนี้เพื่อให้เราบังคับตัวเองให้ใช้เวลาอย่าง คุ้มค่าให้มากยิ่งขึ้น เช่นวันไหนงานน้อยให้เอาโครงการใหม่ๆที่เราคิดไว้มาทำ

คุณเคยวางแผนดำเนินการและประเมินผลการบริหารเวลาของตัวเองบ้างหรือไม่?
      ถึงเราจะมีเทคนิควิธีการในการบริหารเวลาอย่างไรก็ตาม แต่หัวใจสำคัญที่สุดในการบริหารเวลา เพื่อสร้างมูลค่าเพิ่มคือกระบวนการในการบริหารเวลาของเรามี ประสิทธิภาพหรือไม่ เรามีการวาง แผนการใช้เวลาหรือไม่ เรามีการดำเนินการบริหาร เวลาอย่างจริงจังหรือไม่ และเรามีการประเมิน ทบทวนแผนงานการบริหารเวลาเพื่อ ทำการปรับปรุงแก้ไขหรือไม่

      สรุป การบริหารเวลาถือเป็นปัจจัยสำคัญสู่ความสำเร็จอย่างหนึ่งของชีวิต เราจึงควรฉกฉวยโอกาศจากกระแสการไหลของเวลานำมาสร้างมูลค่าเพิ่ม ให้กับชีวิตให้มากที่สุดเท่าที่จะมากได้ ความสำเร็จที่ยิ่งใหญ่มักจะเกิดจากการเริ่มต้นจากจุดเล็กๆ ดังนั้น ถ้าเราสามารถจัดการหรือบริหาร เวลาของชีวิตประจำวันได้ การบริหารเวลา แห่งชีวิตก็ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไปนะครับ หวังเป็นอย่างยิ่งว่าผู้อ่านทุกคนจะเป็น นักบริหารเวลามืออาชีพนะครับ  สวัสดีครับ


ที่มา : http://personneloffice.bu.ac.th