เคยได้ยินผู้บริหารบางท่านถึงกับเอ่ยปากว่า “ จ้างมาประชุมจริงๆ ประชุมอะไรกันได้ทุกวี่ทุกวัน ทำให้ไม่มีเวลาหลงเหลือให้ทำงานอย่างอื่นเลยในแต่ละวัน ” แต่การประชุมนั้นๆ จะมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผลอย่างที่องค์กรตั้งใจหรือไม่ ขึ้นอยู่กับหัวข้อ เวลา องค์ประชุม และบรรยากาศ ซึ่งต่างวาระ ต่างสถานการณ์กันไป
การสร้างวินัยในการประชุม จึงเป็นเรื่องที่สำคัญ อย่าปล่อยให้เกิดความเคยชิน และกลาย เป็นวัฒนธรรมขององค์กร ลองมาดูกันว่า จะแก้ไขกันอย่างไรดี
1.ผู้บริหารต้องเป็นrole model คนแรก
เมื่อหัวขบวนทำตัวเป็นตัวอย่างที่ดี และมีวินัยในการประชุมอย่างเคร่งครัด มาตรงเวลาที่กำหนด ขบวนรถไฟก็จะวิ่งตามกันไปอย่างเรียบร้อย ไม่แตกแถว และจะต้องทำอย่างต่อเนื่องเพื่อปลูกฝังให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่ดีขึ้น
2.วางแผนการประชุม
เมื่อได้รับกำหนดการนัดหมายประชุม จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องตรวจสอบวัน เวลา สถานที่อย่างละเอียด ว่า สามารถเข้าประชุมตามกำหนดนัดได้หรือไม่ ถ้าตรวจสอบเรียบร้อยแล้วว่าว่าง ไม่ติดขัดอะไร ให้โทรกลับเจ้าภาพเพื่อเป็นการยืนยัน หรือกรณีที่เป็นเหตุสุดวิสัย ไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้ ต้องโทรแจ้งเจ้าภาพทันที เพื่อให้การบริหารการประชุมเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เพราะเจ้าภาพอาจจะเชิญผู้อ่านเข้าแทน หรือ เปลี่ยนหัวข้อการประชุมใหม่ หรือมีการเลื่อนนัดหมายเป็นวันอื่นก็ได้
3.ตรวจสอบ และบันทึกรายละเอียด
ควรจะตรวจสอบหัวข้อการประชุมเพื่อจะได้จัดเตรียมข้อมูลที่เกี่ยวข้องให้เสร็จเรียบร้อยก่อนกำหนด จะได้ไม่ต้องร้อนรน ทำงานแข่งกับเวลาและเสร็จเพียงเส้นยาแดงผ่าแปด และสิ่งที่สำคัญคือ การเตือนความจำ จะด้วยระบบที่ทันสมัยจากปาล์ม จากมือถือ จากnotebook pocket PC หรือ จากไดอารี่ส่วนตัว Planner Organizer ก็ตาม จะช่วยให้ไม่มีการผิดพลาดเกิดขึ้นอย่างแน่นอน แต่ท่านต้องทำการบันทึกรายละเอียดก่อนแล้วกัน สำหรับท่านใดที่มีเลขานุการ ก็ถือเป็นความโชคดีของท่านที่จะมีคนมาคอยเตือนกำหนดการต่างๆ ตลอดเวลาการทำงาน
4.ตั้งเป้าหมายกับตัวเอง
ถ้าตัวของเราเองมีเป้าหมายที่ชัดเจนว่า จะทำอะไร หรือ ทำอย่างไร เพื่อให้สิ่งเหล่านั้นมีประสิทธิภาพมากที่สุด จะทำให้เรายึดมั่นไปสู่เป้าหมายที่ตั้งไว้ได้ด้วยดี เช่น เราตั้งเป้าหมายไว้เลยว่า ไม่ว่าจะมีการประชุมในแต่ละครั้ง จะต้องไปก่อนกำหนดนัดหมาย ไม่มีขัอผิดพลาดเกิดขึ้น
5.บริหารเวลาให้เป็น
ต้องจัดสรร ความเร่งด่วนของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ จำกัดช่วงเวลาที่จะทำงานแต่ละชิ้นได้สำเร็จก่อนที่จะถึงกำหนดนัดหมายประชุม และควรจะไปก่อนเวลาอย่างน้อย 10 นาที ยิ่งถ้าเราเป็นประธานการประชุม จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องบริหารทั้งเวลา บริหารทั้งคน บริหารเครื่องมือ อุปกรณ์ และบริหารบรรยากาศให้การประชุมประสบความสำเร็จตามเป้าหมายที่ตั้งไว้
6.เปลี่ยนกรอบทัศนคติ
อย่าโทษสิ่งรอบตัวเรา อย่าโทษคนอื่นที่ทำให้เรามีข้อผิดพลาด ต้องมองดูที่ตัวเราเองก่อนว่า ทำดีที่สุดแล้วหรือยัง พร้อมกับหันไปมองคนรอบข้าง ช่วยกันคนละไม้คนละมือ ปรับปรุง แก้ไข ทุกอย่างก็จะค่อยๆ ดีขึ้นเอง
7.ดัดนิสัย
จากประสบการณ์ที่ผ่านมา เคยมีการปรับ “ ค่ามาสาย” ในการประชุม คนละ 100 บาท เพื่อช่วยดัดนิสัย และเป็นการย้ำเตือนไม่ให้ทำจนติดเป็นนิสัย เก็บได้เป็นกองทุนหลายบาทเชียวล่ะ แต่เก็บได้ไม่นานพฤติกรรมก็เปลี่ยนแปลงไปในทางที่ดีขึ้น เพียงแค่ 3 ครั้ง พวกเราก็ยิ้มแป้นกันถ้วนหน้า เพราะไม่มีปรากฏการณ์ว่าใครมาสายอีกเลย
8.ข้อพึงระวัง
การประชุมที่มีวาระสำคัญ จะต้องมีบทสรุปหรือข้อยุติจากทุกเสียง โปรดให้ความสำคัญกับเวลานัดหมาย เพราะถ้าท่านใดท่านหนึ่งเข้าร่วมประชุมสายเกินกว่าครึ่งชั่วโมงนั้น จะต้องมีการฉายหนังซ้ำ คือ เริ่มรายละเอียดกันใหม่ แสดงความคิดเห็นกันใหม่ เป็นการเสียเวลาทั้งของตัวเอง และของผู้เข้าร่วมประชุม และท่านอาจจะได้รับเสียงสรรเสริญเยินยอตามมาในที่สุดก็เป็นได้ ใครจะทราบ
โปรดอย่าคิดว่า วินัยในการประชุมไม่สำคัญ หากท่านมีภารกิจที่จะต้องประชุมเป็นอาจินต์ ก็ขอให้ท่านเป็น Role Model ของผู้เข้าร่วมประชุมท่านอื่นๆ ตลอดไป แล้วท่านจะพบว่า ท่านยังมีเวลาเหลือเฟือที่จะทำภารกิจอื่นๆของท่านได้อีกนานับประการ
บทความโดย : ณมินท์
