ในปัจจุบันจึงมีแนวความคิดในเรื่องของการกำหนดคุณสมบัติที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานหรือที่เรียกว่าCompetencyก็คือหากจะรับพนักงานเข้ามาทำงานในตำแหน่งงานนั้นๆแล้ว ต้องการคุณสมบัติใดหรือต้องการศักยภาพใดจากผู้ที่จะเข้ามาดำรงตำแหน่งบ้าง เพื่อที่จะนำไปใช้ในการสร้างความสำเร็จให้เกิดกับองค์กร
แต่เดิมองค์กรต่าง ๆ ก็คงต้องมี JD เพื่อบอกลักษณะของงานในแต่ละตำแหน่งงาน มักจะแบ่งเป็น 3 ส่วนใหญ่ ๆ คือ
2. หน้าที่ และความรับผิดชอบของงาน โดยอธิบายไว้ว่างานใดจะใช้เวลาในการทำกี่เปอร์เซ็นต์ (เมื่อรวมทั้งหมดแล้วต้องไม่เกิน 100 %)
3. คุณสมบัติทั่วไปของผู้ดำรงตำแหน่ง เช่น ผู้ที่จะมาดำรงตำแหน่งนี้ควรมีวุฒิขั้นต่ำเท่าใด อายุงานขั้นต่ำ ความสามารถทางด้านภาษาต่างประเทศหรือคอมพิวเตอร์ ฯลฯ
ส่วนที่สำคัญที่สุดใน JD ก็คือ เรื่องของหน้าที่และความรับผิดชอบในงานตำแหน่งนั้นๆ มีงานอะไรจะต้องทำหรือรับผิดชอบบ้าง
1. ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับชื่อของผู้ดำรงตำแหน่งงาน ระดับชั้น หน่วยงาน / แผนก / ฝ่าย
แต่เมื่อมี Competency เข้ามาเพิ่ม JD จะต้องเพิ่มส่วนที่ 4 คือส่วนที่เกี่ยวกับความคาดหวังจากองค์กรในตำแหน่งงานนั้นๆเพิ่มเติม โดยเขียนสิ่งที่องค์กรคาดหวังจากผุ้ดำรงตำแหน่งนั้น
ประเภทของ Competency แบ่งประเภทของ Competency ออกได้เป็น 2 ประเภทคือ
• Core Competency ความสามารถพื้นฐานทั่ว ๆ ไปทุกตำแหน่งงานควรจะต้องมี
• Technical / Functional Competency เป็นความสามารถหรือศักยภาพที่เกี่ยวกับงานที่ตำแหน่งงานนั้น ๆจะต้องมี
ประโยชน์ของ Competency
พนักงานทราบถึงความคาดหวังขององค์กรที่มีต่อตำแหน่งงานนั้น ๆ การสรรหาและคัดเลือก จะมีเกณฑ์ในการสรรหาคัดเลือกได้ดีกว่าการมี JD เพียงอย่างเดียว
การกำหนด Competency ในทุกตำแหน่งงานอย่างชัดเจน จะสามารถสอดคล้องเชื่อมโยงกับระบบการประเมินผลการปฏิบัติงานได้ โดยการนำ Competency มาเป็นเกณฑ์ (Criteria)ในการวัดผลซึ่งจะทำให้การประเมินผลการปฏิบัติงานมีความถูกต้องใกล้เคียง (accuracy)มากขึ้น
การนำ Competency มาใช้กันอย่างแพร่หลาย พนักงานก็จะรับทราบว่าองค์กรคาดหวังอะไรจากตนเองบ้าง ในขณะที่องค์กรก็จะสามารถวัดผลการทำงานของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
สิ่งที่มักจะเกิดจากการสัมภาษณ์งาน
กรรมการสัมภาษณ์แต่ละท่านต่างก็จะมีสไตล์ในการถาม หรือมุมมองของผู้สมัครงานที่แตกต่างกันไป สิ่งที่ตรงกันอย่างหนึ่งก็คือ กรรมการสัมภาษณ์ทุกคนต้องการข้อมูลจากผู้สมัครงานที่ตนเห็นว่าจะเป็นเกณฑ์ที่สำคัญ เพื่อนำมาประกอบการตัดสินใจเปรียบเทียบในระหว่างผู้สมัครงาน
กรรมการสัมภาษณ์มักจะมีมุมมองหรือให้น้ำหนัก (Criteria)แตกต่างกันไปตามแต่ประสบการณ์พื้นฐานของแต่ละคน ดังนั้น กรรมการสัมภาษณ์มักจะตัดสินความพอใจได้ในระยะ 5 นาทีแรกส่วนเวลาที่เหลือเป็นแค่การเสริมความมั่นใจให้กับการตัดสินใจเท่านั้น
ในทางกลับกัน ผู้สมัครก็ควรจะทำให้กรรมการสัมภาษณ์พอใจให้ได้ใน 5 นาทีแรกของการสัมภาษณ์ ส่วนเวลาที่เหลือจะถูกใช้ในการตอคำถามเพื่อลดความลำเอียง(Bias)ของกรรมการเป็นส่วนใหญ่
เนื่องจากการสัมภาษณ์เป็นระบบ แพ้คัดออก กรรมการสัมภาษณ์จึงต้องการข้อมูลเชิงลบจากผู้สมัครเพื่อมายืนยันการตัดสินใจคัดผู้สมัครที่เห็นว่าไม่เหมาะสมออก
คำถามทั่วไปกับคำถามเพื่อใช้วัด Competency
สิ่งที่กรรมการสัมภาษณ์มักจะถามผู้สมัครงานในเรื่องหลักๆ5เรื่องได้แก่คำถามเกี่ยวกับ ชีวิตและครอบครัวของผู้สมัครงาน
• การศึกษาและกิจกรรมระหว่างที่เรียน
• ประสบการณ์ทำงาน
• ทัศนคติตลอดจนการควบคุมอารมณ์
• เรื่องทั่วๆไป เช่นผู้สมัครสูบบุหรี่ ดื่มเหล้าหรือไม่ งานอดิเรกเล่นกีฬาอะไร ความสำเร็จล้มเหลวที่ผ่านมาฯลฯ
นอกจากการสัมภาษณ์ข้างต้นแล้วยังมีการพิจณาพี่โหวงเฮ้งอีก อ่านเพิ่มเติม:คัดคนผ่าน life style VS โหงวเฮ้ง และที่สำคัญที่สุดบุคลิกภาพเป็นสิ่งที่คำคัญและเป็นเรื่องที่ไม่ควรมองข้ามเด็ดขาด อ่านเพิ่มติม:บุคลิกดี มีชัยไปกว่าครึ่ง
