กับดัก ของ "การบริหารเวลา"

    
      มีการให้คำแนะนำไว้ว่าข้อผิดพลาดในการทำงานหรือดำเนินชีวิตของเราที่จะนำไปสู่การบริหารเวลาที่ไม่ดีนั้น มีด้วยกัน 5 ประการ คือ

1.การเริ่มต้นวันโดยไม่มีการวางแผนไว้ล่วงหน้า
     ให้เราลองสำรวจตัวเองว่าในทุกๆวันที่ไปทำงานนั้น เรามีการวางแผนไว้ล่วงหน้าว่าเราจะทำอะไรบ้าง เรื่องใดเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องทำให้เสร็จในวันนั้นหรือไม่  เนื่องจากถ้าเราเริ่มต้นวันด้วยการไม่วางแผนไว้ล่วงหน้าให้ชัดเจน  เมื่อไปถึงที่ทำงานเรามักจะตอบสนองต่อสิ่งที่ผู้อื่นเรียกร้องจากเรามากกว่าสิ่งที่เราอยากจะทำหรือสิ่งที่ต้องทำ หมือนกับว่าการไปถึงที่ทำงาน โดยขาดแผนการทำงานที่ชัดเจนจะทำให้โหมดการทำงานของเราเป็นเชิงรับ จะสนองแต่ความต้องการของคนอื่น  และถ้าเราไม่รู้จักที่จะเป็นผู้นำในการบริหารเวลาของตนเอง ก็ย่อมมีคนอื่นเขามาช่วยบริหารหรือใช้เวลาของเรา ดังนั้น สิ่งที่เราจะประสบคือเราจะทำงานหนักแต่สิ่งที่เราทำนั้นไม่ได้เป็นสิ่งที่เราควรทำ

     ข้อแนะนำ ในช่วงเช้าของทุกวันลองวางแผนไว้ล่วงหน้า ว่าวันนั้นเราจะทำอะไร อย่างไรบ้าง  อย่าไปถึงที่ทำงาน แล้วปล่อยให้ผู้อื่นบริหารเวลาของเราหรือขโมยเวลาของเราไป

2.การสร้างความสมดุลให้กับชีวิต
     เราควรแบ่งเวลาการใช้ชีวิตของเราแต่ละด้านให้สมดุลการ มีทั้งหมด 7 ด้านที่สำคัญ คือ สุขภาพ ครอบครัว  การเงิน สติปัญญา สังคม วิชาชีพ และจิตใจ (Spiritual) ซึ่งไม่ได้หมายความว่าใน 24 ชั่วโมงของวัน เราจะต้องแบ่งเวลาให้ครบทั้ง 7 ด้าน แต่ในระยะยาวแล้วการแบ่งเวลาให้เกิดความสมดุลระหว่างทั้ง 7 ด้านนั้นเป็นสิ่งที่สำคัญ และที่สำคัญคือทั้ง 7 ด้านนั้นมีความสัมพันธ์กัน กล่าวคือ ถ้าเราไม่แบ่งเวลาให้กับสุขภาพ ก็จะนำไปสู่ครอบครัวและสังคมที่แย่ไปด้วย

     ข้อแนะนำ ลองสำรวจตัวเองดูว่าได้แบ่งเวลาในชีวิตของเราตาม 7 ด้านข้างต้นหรือไม่ แล้วแบ่งเวลาให้เกิดความสมดุลในระยะยาวหรือไม่ อย่างไร

3. ต้องไม่ทำงานบนโต๊ะหรือบริเวณที่รก
     ประเด็นนี้เป็นประเด็นที่สำคัญมากสำหรับคนที่ชอบทำงานอยู่กับกองเอกสารรกๆ บนโต๊ะตัวเอง ผลการวิจัยชี้ให้เห็นว่าการที่เราทำงานบนโต๊ะที่รกนั้น เราจะต้องใช้เวลาประมาณหนึ่งชั่วโมงครึ่ง ต่อวันในการค้นหาของต่างๆ หรือถูกรบกวนสมาธิในการทำงาน และถ้าวันละชั่วโมงครึ่งพอรวมเป็นหนึ่งสัปดาห์ก็เป็นเจ็ดชั่วโมงครึ่งต่อสัปดาห์ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าเราจะใช้เวลาหาของอยู่ชั่วโมงครึ่งต่อวัน แต่เป็นการเก็บเล็กผสมน้อย ครั้งละ นาที สองนาที  ซึ่งก็ดูเหมือนไม่เยอะ แต่จริงๆแล้วเป็นเหมือนน้ำรั่ว  ค่อยๆหยดไปเรื่อยๆ แต่พอรวมกันแล้วก็เป็นชั่วโมงครึ่งต่อวัน

     ข้อแนะนำ ควรจัดเอกสารหรือแฟ้มต่างๆให้เรียบร้อย  ให้ง่ายต่อการค้นหา  อาจจะเสียเวลาในตอนแรกที่จัด แต่ผลที่ได้คุ้มเกินคาด


4.การนอนไม่พอ
     คนเราโดยทั่วไปจะคิดว่าการนอน 7-8 ชั่วโมง ก็เพียงพอแล้วสำหรับเวลาในการนอน เพราะคนเราจะคำนึงถึงแค่ชั่วโมงในการนอนเท่านั้น ไม่เคยคิดถึงการนอนในเชิง การนอนของคนส่วนใหญ่จะนอนกันพอ แต่การนอนพอเป็นในเชิงปริมาณ แต่ไม่พอในเชิงคุณภาพ  เราลองสังเกตตัวเองก็ได้ว่าเวลานอนหลับในแต่ละคืนนั้นจริงๆแล้ว หลับสนิทอย่างมีคุณภาพเพียงใด ปัญหาของการนอนอย่างไม่มีคุณภาพนั้น ส่วนใหญ่เกิดจากการทำงานแล้วเครียด หรือกังวลเรื่องใดๆ มากเป็นพิเศษ  พอเครียดหรือกังวลแล้วก็ทำให้นอนหลับหรือหลับไม่สนิทจริงๆ

     ข้อแนะนำ เราควรวางแผนการทำงานในแต่ละวันให้ดี และทำงานเสร็จตามแผนที่วางไว้  ซึ่งจะทำให้เราไม่เครียดหรือกังวลเรื่องงานตกมาถึงตอนเย็น  ซึ่งพอถึงตอนเย็นเราจะมีความรู้สึกปลอดโปร่ง ทำงานที่ตั้งใจไว้สำเร็จ หลับได้อย่างมีคุณภาพมากขึ้น

5.การทานข้าวไปพร้อมกับการทำงาน
     สิ่งนี้น่าจะเกิดกับอีกหลายๆคน ที่ชอบการประหยัดเวลา โดยการทำสองสิ่งในเวลาเดียวกัน เช่น เรื่องการทานอาหาร พร้อมๆ กับการทำงาน พบว่าการทำแบบนี้ทำให้เกิดผลในด้านลบด้วยซ้ำไป ทั้งนี้ เรามักจะนั่งทำงานกันตั้งแต่เช้าพอถึงตอนเที่ยงเราควรจะมีเวลาอย่างน้อย 15 นาทีในการเปลี่ยนอิริยาบถ การได้ลุกออกไปทานข้าวข้างนอก การได้เปลี่ยนอิริยาบถ หรือบรรยากาศบ้างเพียงแค่ 15 นาที ก็เหมือนกับการได้ชาร์ตแบตเตอรี่ใหม่อีกครั้ง เพื่อให้เราพร้อมจะทำงานต่อไปตอนบ่ายได้อย่างเต็มที่

     ข้อแนะนำ  ไม่ควรกินข้าวไปทำงานไปเด็ดขาด

     กับดักในการบริหารเวลาทั้ง 5 ประการข้างต้นนี้ เป็นเรื่องที่เราอาจจะนึกไม่ถึง แต่เป็นประเด็นเล็กๆ น้อยๆ ที่ถ้าเราทำได้ดี ก็จะช่วยให้เราบริหารเวลาได้ดีขึ้น

ที่มา :  www.missconsult.com