แต่ที่จริง การพกพาวินัยจากที่ทำงานติดตัวออกไปข้างนอกด้วย เกี่ยวข้องกับการวางแผนอย่างรอบคอบเท่านั้นเอง ด้วยเหตุนี้เราจึงอยากแนะนำ เทคนิคการทำงานนอกสำนักงาน 7 ประการ ซึ่งรวบรวมมาจากผู้เชี่ยวชาญและผู้มีประสบการณ์ นำมาเล่าสู่ให้คุณฟัง
1. เรียนรู้รูปแบบการทำงานของคุณเอง
หลักการณ์ข้อนี้จัดว่ามีความสำคัญอย่างมาก ที่จะช่วยให้คุณมีวินัยขณะที่ภายนอกสำนักงาน คุณต้องพิจารณาว่า อะไรเป็นปัจจัยที่จะช่วยให้คุณทำงานได้เพิ่มมากขึ้น อาทิเช่น การเตรียมการต่างๆ ล่วงหน้า หรือการทุ่มเททำงานอย่างหนักภายใต้เส้นตายที่จำกัด เป็นต้น การเรียนรู้ว่าอะไรเป็นตัวกระตุ้นให้คุณเริ่มทำงานได้ จะช่วยให้คุณสร้างรูปแบบและระบบของการทำงานขึ้นมา จากนั้นคุณก็จะกลายเป็นคนที่มีวินัยไปในที่สุด
Jan Jasper ผู้แต่งหนังสือชื่อ Take Back Your Time: How to Regain Control of Work, Information and Technology กล่าวว่า "คุณเลือกใช้อะไร ระหว่างความรู้สึกดีๆ หรือความกลัว เป็นตัวกระตุ้นให้คุณลงมือทำงาน? คนบางคนไม่จำเป็นต้องวางแผนล่วงหน้ามากนัก เนื่องจากวินัยของพวกเขามาจากอะดรีนาลีน"
2. เขียนรายการสิ่งที่ต้องทำอย่างละเอียด
ไม่ว่าคุณเลือกใช้วิธีเตรียมการแต่เนิ่นๆ หรือเลือกลงมือในนาทีสุดท้ายก็ตาม การจดรายการสิ่งที่คุณต้องทำทั้งหมดเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างมาก เมื่อคุณต้องไปอยู่นอกสำนักงาน
คุณจะไปอยู่เพียงลำพังโดยไม่มีใครคอยมาเตือนว่าคุณต้องทำอะไรบ้าง แต่การที่คุณรู้ว่าคุณต้องทำอะไรและต้องทำเมื่อไหร่ (อย่างละเอียด) จะช่วยให้คุณมีสมาธิและมีความตั้งใจที่จะทำงานต่อไป คุณอาจจะเลือกเก็บรายการสิ่งที่คุณต้องทำเอาไว้ในพีดีเอ หรือสมุดจดรายการสิ่งที่ต้องทำประจำวันก็ได้ แต่ไม่ว่าคุณจะเลือกใช้วิธีใดก็ตาม คุณควรวางแผนกิจกรรม
3. เตรียมห้องทำงานที่สะดวกสบาย
มีโฆษณาชิ้นหนึ่ง ที่แสดงให้เห็นภาพของนักธุรกิจคนหนึ่ง นอนเหยียดยาวอยู่บนเตียงของโรงแรมแห่งหนึ่งย่านเมดิสันอะเวนิว มือหนึ่งถือโทรศัพท์มือถือ และอีกมือหนึ่งถือเครื่องคิดเลข การสร้างวินัยขณะอยู่นอกสำนักงาน มาจากการสร้างสภาพแวดล้อมลักษณะเฉพาะซึ่งใช้เป็นที่ทำงานได้
ไม่ว่าคุณจะไปอยู่ที่ใดก็ตาม คุณต้องค้นหาจุดที่คุณสามารถใช้เป็นที่ทำงานได้ Jasper แนะนำว่าคุณควรนำเอาภาพถ่ายของบุคคลในครอบครัวหรือเพลงโปรดติดตัวไป เพื่อสร้างมุมมองว่า นี่คือจุดที่คุณใช้ทำงานได้ เธอบอกว่า "มันเป็นสิ่งสำคัญมาก ที่คุณต้องจัดระเบียบสภาพแวดล้อมเพื่อให้คุณทำงานได้"
4. มองเวลาโดยใช้มุมมองที่แตกต่างออกไป
จุดอ่อนอย่างหนึ่งที่ทำให้ผู้คนขาดวินัยขณะทำงานนอกสำนักงาน ก็คือเรื่องของเวลา หรือการไม่มีตารางเวลาปกติเป็นตัวบังคับ รวมทั้งไม่มีการประชุม หรือการรับประทานอาหารเที่ยงกับนักธุรกิจคนอื่นๆ ด้วย เรื่องแบบนี้จะทำให้คุณหยุดการทำงานไปเฉยๆ และทำให้งานไม่เดินหน้าเท่าที่ควร
คุณควรวางแผนล่วงหน้า เพื่อทำให้การใช้เวลาว่างทุกนาทีเกิดประโยชน์สูงสุด รวมทั้งยังเป็นการสร้างวินัยที่ดีให้แก่ตนเองอีกด้วย คุณต้องตระหนักถึงความสำคัญของการทำงานเมื่อเวลาอำนวย อาทิเช่น สนามบินส่วนใหญ่มักมีคอมพิวเตอร์ให้ใช้ขณะที่นักธุรกิจรอขึ้นเครื่องอยู่ เป็นต้น
นอกจากนั้น เมื่อคุณขึ้นไปอยู่บนเครื่องบินแล้ว คุณควรอ่านบทความทางธุรกิจเป็นการฆ่าเวลาขณะที่กำลังรอเครื่องเทกออฟ Lisa Kanarek ผู้ก่อตั้งบริษัท HomeOfficeLife.com แนะนำให้คุณตัดเฉพาะบทความที่คุณสนใจ แทนที่จะพกนิตยสารไปทั้งฉบับ วิธีการนี้จะช่วยให้สัมภาระที่ติดตัวคุณไปมีน้ำหนักเบาลง แถมยังช่วยให้คุณมุ่งไปสู่สิ่งที่คุณสนใจจริงๆ ได้สะดวกขึ้นด้วย
5. ใช้เอกสารอย่างคล่องตัว
การอยู่นอกสำนักงาน หมายถึงคุณมีพื้นที่ที่จำกัด ดังนั้นการบริหารเอกสารจึงเป็นสิ่งที่สำคัญมาก คุณต้องนำเอาเอกสารที่คุณทำเสร็จแล้วไปเก็บเข้าแฟ้ม และทิ้งเอกสารที่คุณไม่ต้องการไปเสีย Jasper บอกว่า ไม่มีอะไรที่ทำให้ผู้คนรู้สึกท้อถอยได้มากไปกว่าการเห็นกองเอกสารขนาดมหึมา ที่คุณไม่รู้ว่าเอกสารชิ้นใดที่มีความสำคัญ หรือชิ้นใดที่เก็บมานานแล้ว เธอบอกว่า "การกำจัดเอกสารทุกชิ้นที่ไม่จำเป็นทิ้งไป จะช่วยให้คุณมีกำลังใจในการทำงานเพิ่มขึ้นอีกมาก"
6. ติดต่อกับสำนักงานอยู่เสมออย่างรอบคอบ
การติดต่อกับคนที่อยู่ในสำนักงานที่อยู่ใจกลางเมือง (หรืออยู่คนละประเทศ) ไม่เพียงแต่มีความสำคัญต่อการทำงานประจำวันเท่านั้น แต่การพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ ยังเป็นตัวช่วยสร้างวินัยให้เกิดขึ้นด้วย แม้คุณอาจมองไม่เห็นหน้าพวกเขาก็ตาม แต่การพูดคุยกับคนในบริษัท จะช่วยเป็นเครื่องเตือนใจผู้คนซึ่งหวังพึ่งพาคุณอยู่ได้เป็นอย่างดี
แต่คุณควรติดต่อกับบริษัทตามความเหมาะสมเท่านั้น แม้ว่าคุณอาจจะอยากติดต่อกับใครบางคนเป็นประจำก็ตาม แต่คุณคงไม่อยากติดต่อคนที่ชอบพูดน้ำท่วมทุ่ง ที่ใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงเพื่ออธิบายปัญหา 2 นาทีเป็นแน่ Jasper กล่าวว่า "คุณต้องแยกแยะระดับของการติดต่อ ซึ่งก่อให้เกิดประโยชน์กับคุณมากที่สุด การพูดคุยเกี่ยวกับปัญหาต่างๆ อาจทำให้ปัญหาขยายตัวเกินจริงหลายเท่า ขณะที่คุณอยู่นอกสำนักงาน"
7. เรียนรู้อันตรายของการผลัดวันประกันพรุ่งและจงพยายามหลีกเลี่ยง
การเลื่อนการทำงานที่จำเป็นออกไป ถือเป็นสิ่งที่สร้างความเสียหายต่อการสร้างวินัยอย่างมาก ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ใดก็ตาม และเรื่องนี้จะสร้างความเสียหายเพิ่มขึ้น เมื่อคุณอยู่นอกสำนักงาน เนื่องจากเมื่ออยู่นอกสำนักงาน จะไม่มีคนมาคอยกระตุ้นให้คุณทำงานนั่นเอง
อีกเรื่องหนึ่งก็คือ การผลัดผ่อนงานบางอย่างจนกระทั่งใกล้ถึงเส้นตาย จะกลายเป็นสิ่งที่ไปแย่งเวลาจากความรับผิดชอบอื่นๆ วิธีการทำงานแบบนี้ จะทำให้คุณหมดกำลังใจแทนที่จะสร้างวินัยที่ดีขึ้นมา
ที่มา : http://www.e-hrit.com
