“การจัดกิจกรรมพนักงาน” บางคนอาจจะมองเพียงมิติเดียว คือเพียงความสนุกสนาน หรือจุดมุ่งหมายอยู่ที่การส่งเสริมพนักงานสัมพันธ์เท่านั้น แต่ในข้อเท็จจริง “กิจกรรมพนักงาน” ยังมีความหลากหลายมิติ เช่น อาจจะมองในแง่เป็นการจัดสวัสดิการ การส่งเสริมสุขภาพ หรือการส่งเสริมการเรียนรู้ ฯลฯ แต่ทั้งนี้เนื่องจากผู้บริหารของแต่ละองค์การอาจจะมีมุมมองไม่เหมือนกัน บ้างก็คิดเพียงว่า “กิจกรรมพนักงาน” คือของขวัญรางวัลที่จัดให้แก่พนักงาน ปีละ 1 ครั้ง แต่ผู้บริหารอีกหลายแห่งมีมุมมองว่า “กิจกรรมพนักงาน” ที่หลากหลายเป็นสิ่งที่มีประโยชน์ จึงสนใจที่จะให้มีกิจกรรมที่เกี่ยวกับการเรียนรู้ และปรับปรุงการทำงานอีกด้วย ทำให้เราได้เห็นกิจกรรมพนักงานอาจจะมีหลายรูปแบบ เช่น อาจจะเป็นลักษณะการส่งเสริมการทำงาน อย่างเช่น กิจกรรม 5 ส /ไคเซ็น/ QCC และอาจจะให้มีระบบรางวัลสนับสนุนบ้างเพื่อจูงใจหรือสนองความต้องการของ พนักงาน นอกจากนี้การบริหารพนักงานดาวเด่นหรือพนักงานที่ดีก็มีความจำเป็น อ่านต่อ:เทคนิคการเขียนโครงการบริหารและพัฒนาพนักงานดาวเด่น
พนักงานอาจจะชอบกิจกรรมที่เน้นการให้รางวัล หรือสนุกสนาน แต่ในมุมมองของผู้บริหารบางแห่ง อาจจะมอง ต่างกัน หากเห็นว่าการจัดกิจกรรมเป็นการสูญเสียเวลา พนักงานไม่ได้อะไร หรือเป็นกิจรรมที่ผู้บริหารที่ประสงค์จะให้มี แต่พนักงานเห็นว่า เป็นเสมือนการบังคับ ก็อาจจะไม่สนใจ หรือผู้บริหารที่มีแนวคิดว่าองค์การเป็นแค่ “สถานที่ทำงาน” มิได้มองว่าเป็น “ครอบครัว” มักจะมองว่า “ งานต้องเป็นงาน” มุ่งแต่ผลผลิต ไม่ยอมรับ กิจกรรมอื่นใด นอกจากปลายปีเพียงปีละ 1 ครั้งเท่านั้น พนักงานก็จะอยู่กันด้วยความเครียด หรือความเงียบเหงา สะท้อนถึงระดับการให้ความสำคัญการจัดการด้านคุณค่าของบุคคล การให้ความเป็นอิสระ หรือบรรยากาศในการทำงาน
เทคนิคการจัดกิจกรรมพนักงาน
เทคนิคการจัดกิจกรรมพนักงาน ที่จะนำเสนอต่อไปนี้ เป็นตัวอย่างที่ดีขององค์การ ที่มีระบบการจัดกิจกรรมให้แก่พนักงาน ในหลากหลายมิติและรูปแบบ และแสดงให้เห็นถึงเหตุผลที่ดีที่จะได้รับการสนับสนุนทั้งจากผู้บริหารและ พนักงานคือ
1. ควรมีกิจกรรมที่ใช้ต้นทุนต่ำ เราอาจจะจัดให้มีสถานที่ดัดแปลงเป็นสนามกีฬา จัดอุปกรณ์การเล่นกีฬา การจัดกิจกรรมประเภททำบุญ บำเพ็ญประโยชน์ บริจาคโลหิต วันพ่อวันแม่ ทำบุญตักบาตร ประกวดร้องเพลง หรือกิจกรรมที่เป็นประเพณีไทยที่ดี เช่น สงกรานต์ ซึ่งอาจจะมีค่าใช้จ่ายเพียงเล็กน้อย ฯ เท่านั้น และผู้บริหารก็น่าจะให้ความสำคัญในกิจกรรมประเภทนี้
2. ควรมีกิจกรรมที่ได้รับการสนับสนุนค่าใช้จ่าย การจัดกิจกรรมบางอย่างไม่จำเป็นที่
เราจะต้องหาค่าใช้จ่ายเองทั้งหมด เราอาจจะขอการสนับสนุนจากองค์กรภายนอก ในรูปของการช่วยประชาสัมพันธ์ โฆษณาสินค้าให้ หรืออาจจะขอเป็นรางวัลสนับสนุน เพื่อลดค่าใช้จ่าย
3. ควรเป็นกิจกรรมที่ไม่มีผลกระทบต่อเวลาการทำงาน ไม่จำเป็นต้องหยุดงาน แต่ควรเป็น
การจัดกิจกรรมเล็กๆ ช่วงเวลาสั้นๆ ตอนเวลาพัก เวลาก่อนหรือหลังกะการทำงานของพนักงาน หรือในวันหยุด
4. ควรเป็นกิจกรรมที่สามารถวัดผลในเชิงการเพิ่มผลงานได้ เป็นกิจกรรมที่เป็น การสนับสนุนการเรียนรู้ หรือส่งเสริมคุณภาพการทำงาน เช่น กิจกรรม 5 ส /QCC /ข้อเสนอแนะหรือ กิจกรรมการปรับปรุงานหลักการไคเซ็น
5. ควรเป็นกิจกรรมที่มีความเสี่ยงน้อย การจัดกิจกรรมจะต้องคำนึงถึงผลกระทบ ผู้จัดต้อง
ตอบคำถามของผู้บริหารให้ได้ ว่าจะทำอย่างไร เช่น หากจะต้องเดินทางไปนอกสถานที่เป็นหมู่คณะ จะต้องระวังการเกิดอุบัติเหตุ เดี๋ยวอาจจะไม่มีคนกลับมาทำงาน อาจจะพิจารณาเรื่องการประกันการเดินทาง หรือการป้องกันเรื่องการทะเลาะวิวาท ดังนั้นกิจกรรมที่เลี่ยงสิ่งเหล่านี้ได้ก็จะได้รับความเห็นชอบมากกว่า
6. ควรเป็นกิจกรรมที่อาศัยการมีส่วนร่วม กิจกรรมต่างๆ จะสำเร็จได้ จะต้องได้รับ การสนับสนุนทั้งจากผู้บริหารระดับสูง ผู้บริหารในสายงาน ให้ท่านได้มาร่วมกิจกรรมทุกครั้งๆ ในฐานะประธานการจัดงาน หรือผู้อำนวยการจัดงาน ให้มีระบบตัวแทนพนักงานในการจัดร่วมจัด การซึ่งอาจจะอยู่ในรูปแบบของชมรม สโมสร คณะกรรมการนันทนาการ เป็นต้น หรือหากเป็นกิจกรรมที่เน้นการมีส่วนร่วมของชุมชน สังคม เช่น บริษัท อาจจะมีการมอบทุนการศึกษา การสร้างความสัมพันธ์ที่กับโรงเรียน หมู่บ้าน เวลาบริษัทจัดกิจกรรม ก็อาจจะให้โรงเรียนหรือชุมชน มาช่วยบริษัทจัดกิจกรรมบ้าง
7. ควรมีกิจกรรมที่สามารถจัดได้อย่างต่อเนื่องทุกวันหรือประจำ เช่น การจัดฉายภาพยนต์ วีดีโอในช่วงเวลาพัก การฝึกซ้อมกีฬา การฝึกซ้อมร้องเพลง การจัดบอร์ดอวยพรวันเกิด ฯลฯ เป็นต้น ก็จะทำให้เกิดบรรยากาศที่ไม่เงียบเหงามีอะไรๆให้ทำตลอด
8. ควรมีกิจกรรมที่ได้ผลหลายอย่างในครั้งเดียวกันการจัดกิจกรรมบางรูปแบบควรให้เกิดผลประโยชน์หลากหลาย เช่น การนำพนักงานไปทัศนศึกษาต่างจังหวัด ไม่ควรเป็นเพียงการไปกินเที่ยวหรือพักผ่อนอย่างเดียว แต่จะต้องแฝงด้วยกิจกรรมรูปแบบอื่น เช่น จัดเป็นกิจกรรมสร้างความสัมพันธ์ภายในทีมงาน มีกิจกรรม Walk Rally การแข่งขันกีฬา การฝึกอบรมสัมมนา เป็นต้น หรือระหว่างช่วงเดินทางอาจจะจัดเป็นการเดินทางแบบ Car Rally ก็ได้
9. ควรมีการจัดกิจกรรมประเภทมหกรรมหรืองาน Event ในกรณีองค์การที่มีพนักงาน จำนวนมากและ มีความตั้งใจในการผลักดันให้การริเริ่มโครงการใหม่ๆ ให้ได้รับความสนใจการสนับสนุนจากพนักงาน และมีงบประมาณที่มากพอ ควรมีการจัดกิจกรรมประเภทงานมหกรรม เพื่อส่งเสริมกิจกรรมหลัก เช่น โครงการจัดทำระบบมาตรฐานคุณภาพ การบริหารคุณภาพทั่วทั้งองค์การ TQM หรือการลดต้นทุน ฯลฯ ให้มีกิจกรรมการนำเสนอผลงานหรือให้ความรู้ที่เป็นสาระแล้วอาจจะมีการแสดง หรือกิจกรรมของพนักงาน ที่ได้ทั้งสาระและบันเทิงประกอบด้วย
10. ควรเป็นกิจกรรมที่อยู่ในกระแสความนิยม หรือ In Trend บางองค์การ ใช้วิธีการง่ายๆ ที่ไม่ต้องลงทุนอะไรมาก แต่สร้างความน่าสนใจ เช่น ใน1 สัปดาห์ จะอนุญาตพนักงานแต่งตัวตามสบายที่เป็นแฟชั่นนิยม และมีการประกวด ประเมินคะแนนหาผู้ที่แต่งชุด ชุดแต่งกาย สวยเก๋ หรือสะดุดตาที่สุด การประกวดตั้งชื่อกิจกรรมหรือเสนอรูปแบบกิจกรรมและมีรางวัลตอบแทน
11. ควรเป็นกิจกรรมที่เป็นที่ดึงดูดใจ แก่พนักงาน กิจกรรมจะต้องมีการประชาสัมพันธ์ ที่น่าสนใจ มีรางวัล การจูงใจ การสร้างการยอมรับแก่พนักงานที่มีความสามารถ ฯลฯ
ทั้งนี้ องค์การที่มีรูปแบบเป็นสำนักงาน ภาคการบริการ กับโรงงานอุตสาหกรรม อาจจะมีรูปแบบของกิจกรรมที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับปัจจัยของสถานที่ วัยอายุ ระดับการศึกษา จำนวน หรือรสนิยมของพนักงาน ฯลฯ เป็นองค์ประกอบที่สำคัญ
นอกจากความรู้ในเชิงเทคนิคเหล่านี้แล้ว การที่จะจัดกิจกรรมพนักงานให้ได้ผลและได้รับการสนับสนุนนั้นจะต้องมีระบบที่ สนับสนุน เช่น มีการวางแผนการสำรวจความเห็น การประเมินผลจากกิจกรรมที่เคยจัด การศึกษาเปรียบเทียบดูงานศึกษาการจัดกิจกรรมจากองค์กรอื่น ๆ มีการจัดตั้งองค์กรและผู้รับผิดชอบ ความสามารถในการเขียนแผนงานและโครงการ การใช้เทคนิคสร้างการสนับสนุนจากผู้บริหาร รวมทั้งมีระบบจัดการและการควบคุมที่ดี ซึ่งประเด็นทั้งหมดที่กล่าวมาคือความสามารถหรือสมรรถนะ (Competency) ที่อยู่ในตัวของนักบริหารทรัพยากรบุคคล ผู้ดำเนินการ “ จงใช้กิจกรรมพนักงานเป็นเครื่องมือการพัฒนาองค์การและพนักงาน”
ที่มา : http://www.hrcenter.co.th
