กลยุทธ์เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

กลยุทธ์เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน  จาก “ ปัญหา ” ที่เกิดขึ้น

     จากสภาพการทำงานปัจจุบันย่อมต้องมีปัญหาเกิดขึ้นไม่มีใครที่ไม่เคยเจอปัญหาเพียงแต่ว่าปริมาณหรือความรุนแรงของปัญหาที่เกิดขึ้นนั้นจะมากหรือน้อยแตกต่างกันไปพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นนี้เองจะส่งผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพในการทำงานทั้งในระดับบุคคล ระดับหน่วยงาน และระดับองค์การดังตัวอย่าง เช่น

    ปัญหา: ปัญหาข้อร้องเรียนของลูกค้ารายใหญ่ถึงการพูดจาและการแสดงกิริยาไม่สุภาพของผู้จัดการฝ่ายขาย

       ผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานระดับ            ลักษณะของผลกระทบ

     จะเห็นได้ว่าปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นจะส่งผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพการทำงานของตัวคุณ ดังนั้นจำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะต้องตระหนักและพยายามหาวิธีการแก้ไขปัญหาเหล่านั้น ดิฉันขอนำเสนอกระบวนการในการแก้ไขปัญหาดังภาพแสดงต่อไปนี้


     ทัศนคติที่เกิดขึ้น: จุดเริ่มต้นของการแก้ไขปัญหาที่ดีที่สุดนั้นอยู่ที่ตัวคุณเอง ทัศนคติในการมองหรือการรับรู้ของตัวคุณ คุณมองปัญหาเป็นภาระ เป็นอุปสรรค เป็นความวุ่นวาย เป็นสิ่งที่แก้ไขไม่ได้หรือไม่ ถ้าทัศนคติของคุณเป็นเช่นนั้น รับรองได้ว่าคุณจะเป็นคนที่ไม่ชอบเผชิญปัญหา ไม่พยายามคิดหาวิธีการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น ทำให้คุณเป็นคนกลัวปัญหา มักจะปัดความรับผิดชอบหรือโยนปัญหาให้ผู้อื่น เมื่อปัญหาเกิดขึ้นคุณจะไม่สามารถหาทางแก้ไขปัญหานั้น ๆ ได้เลย ทั้งนี้การเป็นนักแก้ไขปัญหาที่ดีจะต้องเป็นผู้มีทัศนคติทางบวก มองปัญหาทุกอย่างเป็นสิ่งที่ท้าทาย และพร้อมจะเผชิญปัญหาในทุกรูปแบบ พยายามนำปัญหามาเป็นบทเรียนที่จะหลีกเลี่ยงและป้องกันไม่ให้ปัญหานั้นเกิดขึ้นอีก

     สภาพของปัญหา: เมื่อคุณมีทัศนคติในการมองปัญหาว่าเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้ทุกเมื่อ และคุณเองพร้อมที่จะเผชิญหน้ากับปัญหาในทุกรูปแบบ เมื่อปัญหาเกิดขึ้นคุณจะต้องเริ่มวิเคราะห์ว่าอะไรเป็นต้นเหตุให้เกิดปัญหานั้น และผลกระทบที่เกิดขึ้นจะส่งผลถึงใครบ้าง เช่น

สาเหตุของปัญหา 

ปัญหา : แจ้งยกเลิกการฝึกอบรมกับกลุ่มพนักงานขายก่อนหน้าจัดอบรม 1 วัน
     ห้องประชุมไม่พร้อมเนื่องจากไม่มีการแจ้งยืนยันการใช้ห้องประชุมไว้ล่วงหน้า

ลักษณะของผลกระทบ
     กลุ่มพนักงานขายขาดความไว้วางใจและขาดความเชื่อถือต่อการทำงานของฝ่ายฝึกอบรม

ปัญหา : ไม่ได้รับส่วนลดจากการส่งพนักงานเข้าฝึกอบรม
     เจ้าหน้าที่ฝึกอบรมทำจ่ายเช็คไปยังสถาบันช้ากว่าเวลาที่กำหนด จึงทำให้ไม่ได้รับส่วนลดตามเงื่อนไขของสถาบัน 

ลักษณะของผลกระทบ      ทำให้บริษัทต้องสูญเสียเงินจำนวนหนึ่ง เนื่องจากไม่ได้จ่ายเช็คตามเงื่อนไขที่กำหนดขึ้น

     วิธีการและแนวทางแก้ไข: คุณไม่จำเป็นต้องกลุ้มอกกลุ้มใจกับปัญหาที่เกิดขึ้นมากนัก ไม่ต้องกล่าวโทษหรือดูถูกตนเองว่าตัวเรา “ โง่ ” , “ ไม่ดี ” , “ ไม่มีฝีมือ ” , “ ใช้ไม่ได้ ” อะไรทำนองนี้ … เพียงแต่ขอให้คุณรู้ตัวและยอมรับในปัญหาที่เกิดขึ้น ไม่ใช่ทำเป็นทองไม่รู้ร้อน ไม่รับรู้เลยว่าปัญหากำลังเกิดขึ้น และเมื่อคุณรับรู้ถึงปัญหานั้น ขั้นตอนถัดไป คุณจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องหาวิธีการและแนวทางในการแก้ไขปัญหามิให้เกิดขึ้นซ้ำอีก

     โดยการพิจารณาถึงปัจจัยหรือต้นเหตุที่แท้จริงของปัญหา ซึ่งอาจจะเกิดจากความรู้ และความสามารถของตัวคุณ หรือจากปัจจัยภายนอกที่คุณไม่สามารถควบคุมได้ เช่น ตัวบุคคลที่คุณต้องติดต่อประสานงานด้วย งบประมาณมีจำกัด ปริมาณหรือกำลังคนไม่พร้อม เวลาไม่เอื้ออำนวย เป็นต้น และเมื่อคุณรับรู้ถึงปัจจัยที่ส่งผลให้เกิดปัญหาโดยตรงแล้ว คุณจะได้หาหนทางแก้ไขปัญหาได้ตรงจุด ซึ่งคุณอาจจะต้องพัฒนาความรู้ความสามารถให้มากขึ้น เพิ่มความระมัดระวังในการติดต่อประสานงานกับบุคคลอื่นให้มากขึ้น เสนอเรื่องเพื่อของบประมาณหรือทีมงานเพิ่มขึ้น

     ข้อตกลงในการปฏิบัติ: เมื่อคุณกำหนดวิธีการและแนวทางแก้ไขปัญหาได้แล้ว คุณต้องทำข้อตกลงกับตนเองว่าคุณจะต้องปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงตนเองทันที สร้างข้อผูกมัดกับตนเองว่าจะไม่ให้ปัญหาหรือความผิดพลาดนั้นเกิดขึ้นซ้ำอีก เช่น สาเหตุของการแจ้งยกเลิกการอบรมกับกลุ่มพนักงานขายกะทันหัน เนื่องจากตัวคุณไม่ได้แจ้งยืนยันการใช้ห้องประชุมล่วงหน้า ซึ่งตัวคุณเองรับรู้แล้วว่าเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นคือปัญหา และคุณเองได้ตั้งใจแล้วว่าทุกครั้งที่มีการจัดหลักสูตรฝึกอบรม คุณจะต้องรีบแจ้งยืนยันการใช้ห้องประชุมกับเจ้าหน้าที่ดูแลห้องประชุมด้วยตนเองล่วงหน้าประมาณ 3 วัน รวมถึงการส่งอีเมลถึงเจ้าหน้าที่ห้องประชุมเพื่อแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรอีกครั้ง และเมื่อคุณตั้งใจว่าคุณจะแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นนี้ด้วยวิธีการดังกล่าว คุณจะต้องกำหนดเป็นข้อผูกพันและข้อตกลงว่าคุณจะปฏิบัติตามวิธีการที่กำหนดขึ้นอย่างเคร่งครัด